Scalați back-office-ul logistic imediat – fără stresul și costurile recrutării

Introducere: Costurile ascunse ale vârfurilor administrative în logistică

Ceii mai buni planificatori de transport ai dumneavoastră stau și tastează. Nu lucrează la rute inteligente sau la marje mai bune, ci la o simplă introducere de date. Vă sună cunoscut?

Comenzile curg, dar departamentul HR nu reușește să ocupe posturile vacante la timp. Probabil vedeți consecințele direct la nivel operațional: ore suplimentare costisitoare, colegi obosiți și acele greșeli administrative enervante care exact acum nu ar trebui să se întâmple. Perioadele de vârf expun fără milă punctele slabe ale unei echipe fixe.

Mulți manageri încearcă să rezolve acest lucru căutând rapid „mâini” suplimentare. Dar până când acea nouă forță de muncă este instruită, vârful de activitate a trecut adesea. Practic, sunteți mereu cu un pas în urmă.

Se poate mai inteligent. În loc să vă stresați cu privire la personal, ar trebui să vă uitați către o capacitate de back-office scalabilă. Pentru că cine încearcă să crească simplu prin umflarea organigramei, își face organizația inutil de greoaie și costisitoare. În acest articol veți citi exact cum implementarea unei structuri flexibile asigură liniștea în companie, fără a fi nevoie să angajați nici măcar o persoană în plus cu normă întreagă.

De ce încetinește lucrătorul temporar tradițional procesul administrativ?

Este un reflex pe care orice manager îl cunoaște. Comenzile se acumulează, iar telefonul sună încontinuu. Reacția automată? „Trebuie să angajăm oameni suplimentari acum.” Sunați la agenția de recrutare, organizați un interviu și sperați la ce e mai bun. Totuși, în practică, această soluție se dovedește adesea o frână pentru operațiunile dumneavoastră, în loc de o accelerare.

Cursa contra cronometru

Faceți un calcul. Un vârf administrativ în logistică – de exemplu, în perioada sărbătorilor sau din cauza unei cereri bruște a unui client – durează adesea doar câteva săptămâni. Procesul de recrutare pentru un lucrător temporar potrivit costă rapid zece zile lucrătoare. Și nici măcar nu vorbim despre interviuri și gestionarea contractelor.

Nu de puține ori vedeți următorul scenariu: până când noua forță de muncă se așază în sfârșit la birou și este logată în sistem, vârful a trecut deja de punctul maxim. Aveți atunci pe cineva pe care trebuie să-l plătiți, dar de care, de fapt, nu mai aveți nevoie. Așadar, la gestionarea vârfurilor administrative, de fapt alergați mereu după fapte împlinite.

Instruirea costă timpul celor mai buni oameni ai dumneavoastră

Mai există o problemă și mai mare: cunoștințele. Un lucrător temporar generic știe, de obicei, puține despre logistică. Citirea corectă a unei scrisori de trăsură (CMR) sau a unui document vamal este o meserie în sine. Termeni precum „consignee”, „incoterms” sau coduri specifice de greutate nu spun nimic unui student sau unui angajat administrativ generalist.

Consecința? Planificatorii dumneavoastră experimentați – care sunt deja extrem de ocupați – trebuie să își lase munca pentru a instrui personalul temporar. Ei răspund constant la întrebări:

• „Ce trebuie să completez în acest câmp?”
• „Scrisul acesta este un 7 sau un 1?”
• „Această comandă poate fi deja procesată?”

Acest lucru duce la o scădere temporară a productivității echipei dumneavoastră fixe. Exact în momentul în care aveți cea mai mare nevoie de acea productivitate.

Greșelile sunt costisitoare

În plus, șansa de eroare este mare. O adresă tastată greșit sau o greutate eronată pare inofensivă, dar în managementul capacității logistice, acest lucru poate duce la camioane încărcate greșit, amenzi la vamă sau clienți furioși.

Repararea acestor greșeli (re-work) costă adesea de trei ori mai mult timp decât a face lucrurile bine din prima. Lucrătorul temporar „ieftin” devine astfel, trăgând linie, un post de cost scump, fără a vă oferi garanția continuității.

Cum transformați costurile fixe într-o strategie de proces flexibilă?

Majoritatea managerilor din logistică se gândesc direct la „număr de persoane” când au probleme de capacitate. „Munca se acumulează, deci am nevoie de două FTE (norme întregi) în plus.” Este un gând logic, dar adesea nu cel mai inteligent din punct de vedere financiar.

Când angajați oameni sau îi închiriați printr-o agenție, cumpărați de fapt timp. Plătiți pentru 40 de ore de prezență pe săptămână. Trebuie doar să sperați că acele ore sunt cu adevărat productive. Este liniște? Atunci plătiți degeaba. Angajatul este bolnav? Atunci plătiți adesea în continuare (sau plătiți pentru înlocuire).

Pentru a deveni cu adevărat scalabil, trebuie să încetați să gestionați oameni și să începeți să gestionați procese. Numim aceasta o strategie de outsourcing back-office.

De la prezență la rezultat

Diferența stă în acordurile pe care le faceți. La închirierea tradițională, gestionați pe bază de prezență. La externalizarea back-office-ului, gestionați pe bază de rezultat. Numim asta și management SLA (Service Level Agreements).

De exemplu, conveniți: „Toate scrisorile de trăsură care sosesc astăzi trebuie să fie introduse fără greșeală în TMS mâine dimineață la ora 09:00.”

Cum se întâmplă asta și câți oameni sunt necesari pentru asta, nu mai este durerea dumneavoastră de cap. Asta este responsabilitatea partenerului. Singura dumneavoastră grijă este ca datele să fie corecte și la timp.

Costuri variabile care „respiră” odată cu volumul

În logistică, marjele sunt subțiri. De aceea, costurile fixe sunt periculoase. Dacă volumele scad în ianuarie, o echipă fixă apasă greu pe buget.

Trecând la externalizarea proceselor, creați o structură de costuri variabile.

• Lună aglomerată? Plătiți mai mult, dar asta se poate, pentru că ați avut o cifră de afaceri mai mare.
• Lună liniștită? Costurile scad direct proporțional cu volumul.

Astfel, nu mai riscați financiar să aveți timpi morți din partea personalului.

Modelul „Pool Management”

Poate vă întrebați: „Dar cine face acea muncă?” Aici stă puterea unui partener precum Datamondial. În loc să legăm un angajat specific de proiectul dumneavoastră, noi lucrăm cu „Pool Management” (Gestionare de Grup).

Instruim o întreagă echipă pe procesul dumneavoastră specific. Această echipă vă cunoaște sistemele și regulile.

• Este cineva bolnav? Nicio problemă, restul grupului preia sarcina.
• Pleacă cineva în vacanță? Nu veți observa nimic.
• Vine brusc un val enorm de comenzi? Scalăm imediat grupul.

Nu mai depindeți de acel unic „angajat de aur” din departament. Cunoștințele nu sunt într-un singur cap, ci sunt asigurate în echipă și în procese. Așa creați o continuitate care nu se rupe la prima epidemie de gripă.

Procesare hibridă: Viteză prin AI, control prin oameni

Poate ați auzit că software-ul vă va rezolva toate problemele. „Cumpărați acest instrument și nu va mai trebui să introduceți niciodată o factură.” De-ar fi fost atât de simplu.

În logistică, realitatea este adesea mai dură. Cute pe hârtie, pete de cafea pe codul de bare sau un șofer care mâzgălește ceva ilizibil pe CMR. Software-ul se blochează la astfel de lucruri. Dar folosirea exclusivă a oamenilor este, din nou, prea lentă și prea scumpă când volumele explodează.

Secretul succesului în gestionarea vârfurilor administrative nu stă în a alege, ci în a combina. Numim aceasta o abordare hibridă.

Robotul face munca brută (OCR & RPA)

Pentru a avansa cu adevărat rapid în timpul unui vârf, folosim mai întâi tehnologie inteligentă. Imediat ce documentele dumneavoastră – digitale sau scanate – sosesc, software-ul nostru OCR (Optical Character Recognition) intră în acțiune.

Priviți-l ca pe o sită grosieră. Computerul citește extrem de rapid câmpurile standard:

• Numere de factură
• Date calendaristice
• Adrese
• Greutăți brute/nete

Un robot nu tastează, el copiază. Asta se întâmplă de mii de ori mai repede decât cel mai rapid angajat al dumneavoastră. De asemenea, RPA (Robotic Process Automation) ajută prin preluarea sarcinilor simple, cum ar fi deschiderea unui e-mail sau salvarea unui fișier în dosarul corect.

Human-in-the-loop: Plasa de siguranță pentru calitate

Dar apoi vine punctul critic unde multe sisteme eșuează. Ce se întâmplă dacă computerul are dubii? Un „8” seamănă cu un „B”, sau adresa din comandă nu corespunde cu datele de bază. Software-ul se oprește atunci sau, mai rău: face o greșeală.

În modul nostru de lucru, în acel moment preia direct controlul un specialist uman. Numim asta „human-in-the-loop”. Angajatul nostru vede cazurile dubioase pe ecran și le corectează imediat. Pentru că înțeleg contextul logistic, ei completează ceea ce computerul omite.

De ce câștigă această combinație

Dacă cumpărați doar software, rămâneți cu excepțiile. Dacă angajați doar lucrători temporari, pierdeți viteza.

Integrând tehnologia în proces, garantăm o precizie de peste 99%. Primiți viteza automatizării, dar cu siguranța controlului uman. Astfel, datele dumneavoastră rămân curate, chiar dacă volumul se triplează în agitația de Crăciun. La „interfață” nu observați nimic din tehnologie; vedeți doar că backlog-ul dumneavoastră dispare.

Checklist: Este back-office-ul dumneavoastră pregătit pentru o structură flexibilă externă?

Înainte de a pune mâna entuziasmat pe telefon, să luăm o mică pauză. Implementarea unei structuri flexibile funcționează doar dacă baza este solidă. Nu puteți arunca haosul în curtea altuia și să vă așteptați să primiți înapoi o administrație perfectă. Dacă introduceți haos, veți primi haos. E atât de simplu.

Cum știți acum dacă un proces este potrivit pentru a fi externalizat? De fapt, este destul de simplu. Priviți critic munca care rămâne acum nefăcută sau care vă distrage oamenii scumpi de la munca lor reală. Îndeplinește următoarele trei condiții?

1. Munca este repetitivă (și, sincer, destul de plictisitoare)

Este o muncă de tip puzzle, incitantă, unde este nevoie de creativitate și fiecare comandă e diferită? Păstrați-o așa. Asta ar trebui să continuați să faceți dumneavoastră.

Dar este în fiecare zi aceeași poveste? De exemplu: introducerea a sute de comenzi, verificarea semnăturii la locul potrivit sau compararea tarifelor în trei liste Excel diferite?

• Verificarea: Dacă angajații dumneavoastră oftează adânc când trebuie să înceapă, probabil este perfect potrivit pentru noi.

2. Input-ul este digital (sau ușor de digitalizat)

Echipele noastre lucrează de la distanță, dar direct în sistemele dumneavoastră. Asta înseamnă că input-ul trebuie să fie digital. Un teanc de scrisori de trăsură fizice pe un birou în Venlo nu le putem procesa din hub-ul nostru.

• Verificarea: Documentele sosesc ca PDF, prin EDI sau ca scanare? Sau sunteți dispus să scanați corespondența imediat la sosire? Atunci calea este liberă.

3. Există reguli pentru asta (fără „sentimente/instinct”)

Acesta este adesea punctul cel mai dificil. Mulți planificatori spun: „Pur și simplu văd că asta nu e corect.” Asta este experiență. Dar pentru a scala, trebuie să traducem acea experiență în reguli.

Trebuie să știm: „Dacă câmpul A este gol, caută în tabelul B.” Sau: „Dacă greutatea este peste 1000kg, trebuie pusă o bifă la ‘încărcătură grea’.”

• Verificarea: Puteți descrie procesul într-o schemă de tip „dacă se întâmplă asta, atunci fac asta”? Atunci îl putem prelua și, adesea, chiar automatiza în mare parte.

Momentul de introspecție

Vreți să știți rapid dacă sunteți gata să lucrați mai inteligent? Parcurgeți această listă:

Ați răspuns mai des cu „Da”? Atunci există oportunități imediate. Înseamnă că organizația dumneavoastră este gata să numească acea presiune administrativă, în sfârșit, eliminarea backlog-ului și să o rezolve structural.

Nu trebuie să reinventați roata; trebuie doar să fiți dispus să lăsați volanul din mână din când în când.

Studiu de caz: Cum gestionează un furnizor de servicii logistice o încărcare de vârf de 40%?

Să schimbăm teoria cu realitatea crudă. Căci cum arată acest lucru pe teren când situația devine cu adevărat tensionată?

Luați exemplul unui expeditor de dimensiuni medii pentru care lucrăm. Sunt specializați în retail, ceea ce înseamnă că lunile noiembrie și decembrie sunt un haos absolut. Influențele sezoniere în logistică nu sunt aici un cuvânt la modă, ci un coșmar care revine anual.

Cod roșu: 40% mai mult volum

Anul trecut au văzut în săptămâna 47 o creștere bruscă de 40% a numărului de expedieri. În vechiul scenariu, acest lucru însemna:

• Planificatori care lucrau până la ora 20:00.
• Ture de sâmbătă costisitoare.
• Marje de eroare mai mari din cauza oboselii.

Managerul HR nu putea, în mod imposibil, să găsească în două zile cinci oameni calificați care să înțeleagă imediat Sistemul de Management al Transporturilor (TMS).

Soluția: Comutare în loc de recrutare

Deoarece coloana vertebrală a administrației lor era deja la Datamondial, lucrurile au decurs diferit în acest an. Nu ne-au sunat pentru oameni noi, ci pur și simplu au indicat că volumul a crescut.

Echipa noastră din România – care le cunoștea deja procesul și regulile – a scalat imediat. Deoarece lucrăm din România, se aplică exact aceleași reguli stricte AVG/GDPR ca în Olanda. Fără date trimise pe continente îndepărtate, ci pur și simplu sigur și aproape.

Rezultatul: Business continuity

În timp ce volumul exploda, la sediul din Olanda a rămas liniște. Angajații permanenți s-au putut concentra pe excepțiile dificile și pe contactul cu clienții, în timp ce partea administrativă brută a continuat „ca de obicei” în fundal.

Și poate cel mai important pentru conducere: continuitatea afacerii nu a fost niciodată în pericol, iar datele au rămas în siguranță în UE. Deoarece lucrăm din România, se aplică exact aceleași reguli stricte AVG/GDPR ca în Olanda. Fără date trimise pe continente îndepărtate, ci pur și simplu sigur și aproape.

Astfel, cea mai aglomerată lună a anului nu a devenit cea mai scumpă lună a anului.

Concluzie: Alegeți liniștea operațională și siguranța scalabilă

Vârfurile administrative fac parte din logistică, pur și simplu. Dar stresul care vine la pachet? Acela este opțional. Atâta timp cât continuați să încercați să acoperiți fiecare gaură din planificare cu posturi vacante noi, veți continua să alergați după fapte împlinite.

Chiar se poate altfel. Alegând o capacitate de back-office scalabilă, transformați un dosar problematic într-un proces eficientizat. Vă reduceți costurile fixe, preveniți greșeli costisitoare, iar echipa dumneavoastră fixă primește din nou spațiu să facă ceea ce știe cel mai bine. Fără panică în decembrie, ci pur și simplu situația sub control.

Curios unde se află câștigul la dumneavoastră?

Nu așteptați până când următorul vârf vă ia prin surprindere. Solicitați chiar astăzi o scanare de capacitate fără obligații. Ne uităm împreună la procesele dumneavoastră și vă arătăm cum o structură flexibilă asigură o liniște durabilă în companie.