Preluarea activităților de back-office

,

Suport administrativ logistic, procesare date și optimizarea proceselor operaționale

DataMondial sprijină organizațiile logistice cu servicii de externalizare a backoffice-ului logistic, administrarea transporturilor, procesarea datelor și gestionarea proceselor administrative complexe.

Prin combinarea angajaților specializați cu Artificial Intelligence (Inteligență Artificială) (AI), Robotic Process Automation (Automatizare Robotică a Proceselor) (RPA) și optimizarea inteligentă a proceselor, ajutăm companiile logistice să gestioneze volume mari de activități administrative într-un mod eficient, precis și scalabil.

Pentru un furnizor internațional de servicii logistice cu activități în mai multe porturi maritime europene, DataMondial asigură o parte importantă din activitățile de backoffice logistic. Astfel, organizația se poate concentra pe activitățile principale din domeniul transportului și managementului lanțului de aprovizionare.

Proiect de externalizare a backoffice-ului logistic

Clientul procesează zilnic volume mari de dosare logistice, comenzi de transport și date administrative.

Din cauza creșterii volumelor, complexității proceselor logistice și lipsei de personal logistic calificat, organizația avea nevoie de un partener de încredere care să ofere suport operațional constant.

Obiectivul era clar:

Crearea unei soluții de backoffice logistic scalabile, care să se poată adapta flexibil la schimbarea volumelor, menținând în același timp calitatea, viteza și continuitatea proceselor.

Provocarea

În logistica internațională, procesele administrative trebuie să funcționeze continuu și fără erori.

Acestea includ:

  • instrucțiuni de expediere (shipping instructions);
  • comenzi de import;
  • documente de transport;
  • verificarea facturilor;
  • procese Track & Trace;
  • urmărirea administrativă a dosarelor logistice.

Din cauza volumelor mari și a perioadelor aglomerate, organizația s-a confruntat cu mai multe provocări:

  • disponibilitate limitată a personalului logistic specializat;
  • volum ridicat de activități administrative;
  • dependență de angajații interni;
  • necesitatea unei capacități suplimentare în perioadele de vârf;
  • necesitatea unei calități constante și a unor timpi de procesare predictibili.

Organizația căuta astfel un partener care să poată sprijini profesional procesele administrative logistice și să ofere capacitate operațională scalabilă.

Abordarea noastră

DataMondial a creat o echipă dedicată de backoffice logistic, adaptată complet la procesele, sistemele și cerințele de calitate ale clientului.

Un supervisor dedicat monitorizează zilnic calitatea, continuitatea și progresul activităților.

Din cadrul facilității noastre europene de nearshoring procesăm volume mari de informații logistice și oferim suport pentru:

  • procesarea instrucțiunilor de expediere;
  • procesarea comenzilor de import;
  • verificarea facturilor de transport;
  • controale Track & Trace;
  • rezervări de trenuri;
  • aprobări pentru reparații containere;
  • suport administrativ în cadrul proceselor logistice.

Pentru acest client gestionăm, printre altele:

  • peste 26.000 de instrucțiuni de expediere;
  • 9.000 de comenzi de import;
  • peste 20.000 de verificări Track & Trace;
  • 150.000 de verificări ale facturilor de transport;
  • 5.000 de rezervări de trenuri;
  • peste 80.000 de aprobări pentru reparații containere.

Prin instrucțiuni clare de lucru, controale de calitate și procese standardizate, menținem nivelul ridicat de calitate chiar și la volume mari de procesare.

Rezultatul

Prin externalizarea backoffice-ului logistic către DataMondial, clientul beneficiază de o soluție stabilă și scalabilă pentru suportul proceselor administrative.

Beneficiile includ:

  • suport continuu pentru procesele logistice;
  • reducerea dependenței de capacitatea internă;
  • procesarea unor volume mari de activități administrative;
  • predictibilitate mai bună a timpilor de procesare;
  • reducerea presiunii operaționale asupra echipelor interne;
  • scalare flexibilă în perioadele aglomerate.

Astfel, clientul se poate concentra pe operațiunile logistice, relațiile cu clienții și îmbunătățirile strategice, în timp ce DataMondial asigură un backoffice logistic fiabil.

“DataMondial oferă sprijin constant pentru activitățile noastre de back-office logistic. Datorită unei echipe dedicate, putem procesa în mod fiabil volume mari de activități administrative, chiar și atunci când volumele cresc. Astfel, ne menținem procesele stabile, iar angajații noștri interni se pot concentra asupra activităților care aduc cea mai mare valoare organizației noastre.” — Manager Operațional, Companie internațională de logistică

Experiență în suport administrativ logistic

DataMondial sprijină organizații logistice cu diverse procese administrative în cadrul cărora viteza, precizia și continuitatea sunt esențiale.

Expertiza noastră include:

  • externalizare backoffice logistic;
  • administrarea transporturilor;
  • procesarea documentelor logistice;
  • data entry;
  • procesarea datelor;
  • verificarea facturilor;
  • suport pentru procese administrative.

Datorită experienței noastre în procesele de supply chain, înțelegem provocările cu care organizațiile logistice se confruntă zilnic.

Expertiza noastră

DataMondial combină expertiza umană cu tehnologia și optimizarea proceselor.

Sprijinim organizațiile cu:

  • externalizare backoffice;
  • procesarea datelor;
  • validarea datelor;
  • procesarea documentelor;
  • suport administrativ.

În plus, utilizăm AI și Robotic Process Automation (RPA) pentru automatizarea suplimentară a proceselor, în timp ce abordarea noastră Human-in-the-Loop asigură controlul calității pentru situațiile complexe și excepțiile operaționale.

Ca firmă olandeză, oferim serviciile noastre prin intermediul facilității europene de nearshoring din România. Astfel, procesele și datele rămân în Uniunea Europeană și respectă standarde ridicate privind confidențialitatea, securitatea informațiilor și calitatea proceselor.

Aveți nevoie de suport pentru externalizarea backoffice-ului logistic?

Doriți să externalizați administrația logistică, să reduceți presiunea operațională și să îmbunătățiți continuitatea proceselor din lanțul de aprovizionare?

DataMondial sprijină furnizorii de servicii logistice cu soluții scalabile pentru externalizarea backoffice-ului logistic, procesarea documentelor și procesarea datelor.

Prezentăm interes pentru compania dvs.? Verificați serviciile noastre sau contactați-ne.

/de

Actualizarea permanentă a stării expedierilor

, ,

Pentru un furnizor internațional de servicii logistice din domeniul transportului intermodal de diferite tipuri de produse în vrac, lichide și uscate, DataMondial actualizează permanent starea expedierilor. Prin actualizări de sistem live, orice schimbări neprevăzute devin cunoscute tuturor părților implicate în timp real. Acest lucru optimizează comunicarea logistică dintre client și furnizori.

Abordarea noastră

În funcție de origine, destinație și rute disponibile, sunt alese modalitățile adecvate. Angajații cu înaltă calificare, cu experiență despre proces și un coordonator de echipă permanent garantează continuitatea și calitatea. În fiecare zi, gestionăm volume mari de documente logistice și e-mailuri, modificări de program, localizare și urmărire (Track&Trace). Iată câteva exemple din ceea ce procesăm anual:

  • 220.000 de articole în mailbox
  • 50.000 de verificări tip Track&Trace
  • 2.200 de actualizări programate
  • 14.000 de confirmări de rezervare

DataMondial oferă continuitate în afaceri și reduceri de costuri. Indiferent cât de optimă este automatizarea, experții în logistică sunt încă necesari.

Mai multe informații

Prezentăm interes pentru compania dvs.? Verificați serviciile noastre sau contactați-ne.

/de

Procesarea documentelor de conosament

, ,

Continuitate, calitate și suport scalabil pentru documentația de transport maritim

DataMondial sprijină companiile de transport maritim, expeditorii și furnizorii de servicii logistice prin procesarea Bill of Lading, documentație de transport maritim, data-entry logistic și externalizare back office.

Prin externalizarea proceselor administrative de documentare către DataMondial, organizațiile reduc presiunea operațională și dependența de capacitatea internă și beneficiază de un proces de gestionare a documentelor sigur, scalabil și predictibil.

Pentru un furnizor internațional de servicii logistice, DataMondial gestionează procesarea completă a documentelor Bill of Lading. Specialiștii noștri lucrează conform proceselor, sistemelor și standardelor de calitate ale clientului. Astfel, procesul de documentare continuă fără întreruperi, inclusiv în perioadele aglomerate sau atunci când capacitatea internă este limitată.

Proiect de procesare Bill of Lading

În transportul maritim internațional, procesarea corectă a documentelor de transport este esențială. Un document Bill of Lading (B/L) conține informații importante despre expedierea mărfurilor și reprezintă o componentă critică a lanțului logistic.

Pentru acest proiect, DataMondial a creat o echipă specializată de documentație responsabilă de procesarea zilnică, verificarea și urmărirea documentelor Bill of Lading.

Obiectivul a fost clar:

Crearea unui proces stabil, scalabil și de încredere, prin care clientul să reducă dependența de resursele interne și de personalul cu expertiză specializată, menținând în același timp calitatea și timpii de procesare.

Provocarea

Un document Bill of Lading trebuie procesat complet, corect și la timp. Erorile sau lipsa informațiilor pot duce la întârzieri, comunicare suplimentară între părți și perturbarea proceselor logistice.

Clientul se confrunta cu mai multe provocări:

  • volume mari zilnice de documentație de transport maritim;
  • disponibilitate limitată a angajaților specializați;
  • vulnerabilitate în perioade de concedii, absențe sau schimbări de personal;
  • timp ridicat necesar pentru instruirea noilor angajați;
  • corecții suplimentare cauzate de informații incomplete sau incorecte;
  • necesitatea menținerii unei calități constante și a unor timpi de procesare predictibili.

În perioadele de vârf, aceste provocări puneau presiune suplimentară asupra echipelor interne și afectau continuitatea procesului de documentare.

Organizația avea nevoie de un partener de încredere care să poată susține sau prelua complet procesarea Bill of Lading, fără pierderea controlului, calității sau vitezei.

Abordarea DataMondial

DataMondial a creat o echipă dedicată de documentație care se aliniază complet cu modul de lucru, sistemele și cerințele de calitate ale clientului.

Specialiștii noștri procesează documentele Bill of Lading pe baza unor proceduri clare și instrucțiuni de lucru bine definite.

Activitățile realizate includ:

  • verificarea instrucțiunilor de expediere;
  • verificarea documentelor comerciale precum facturi și liste de ambalare;
  • verificarea completitudinii informațiilor furnizate;
  • solicitarea datelor lipsă;
  • introducerea informațiilor din documente în sistemele clientului și ale companiilor de transport maritim;
  • verificarea documentelor Bill of Lading preliminare;
  • comunicarea cu expeditori, clienți și alte părți implicate;
  • aprobarea emiterii documentelor finale.

Prin preluarea și gestionarea întregului proces administrativ, clientul este implicat doar în situații excepționale sau atunci când este necesară o decizie suplimentară.

Echipa noastră efectuează controale constante de calitate și lucrează conform unor SLA-uri stabilite anterior. Astfel, calitatea rămâne constantă, iar procesul rămâne stabil chiar și atunci când volumele cresc.

Prin modelul nostru european de nearshoring, DataMondial oferă capacitate operațională constantă fără ca organizațiile să fie nevoite să recruteze și să instruiască personal specializat suplimentar.

Rezultatul

Prin colaborarea cu DataMondial, clientul beneficiază de o soluție sigură și scalabilă pentru procesarea documentelor logistice și administrarea Bill of Lading.

Rezultatele:

  • procesare continuă a documentelor importante de transport;
  • reducerea dependenței de angajații interni;
  • procesare mai rapidă a documentelor Bill of Lading;
  • reducerea erorilor și a rundelor de corecții;
  • timpi de procesare mai predictibili;
  • capacitate suplimentară în perioadele aglomerate;
  • mai mult timp pentru ca angajații să se concentreze pe activități comerciale și relația cu clienții;
  • vizibilitate mai bună asupra performanței prin rapoarte și monitorizarea KPI.

Prin preluarea activităților administrative, DataMondial ajută organizațiile logistice să îmbunătățească eficiența, continuitatea și scalabilitatea proceselor.

Experiență în procesarea documentelor logistice

DataMondial sprijină organizațiile logistice cu procese administrative complexe unde viteza, precizia și fiabilitatea sunt esențiale.

Experiența noastră include:

  • procesare Bill of Lading;
  • documentație pentru transport maritim;
  • documentație de export;
  • documente pentru transport oceanic;
  • administrare documente pentru freight forwarding;
  • data-entry logistic;
  • documentație de transport;
  • suport back office.

Datorită experienței noastre în procese logistice, înțelegem impactul unei procesări corecte a documentelor asupra lanțurilor internaționale de aprovizionare.

Expertiza DataMondial

DataMondial combină specialiști dedicați cu procese eficiente, control al calității și tehnologie.

Sprijinim organizațiile cu:

  • externalizare back office;
  • procesare date;
  • procesare documente;
  • administrare logistică;
  • data-entry;
  • suport pentru procese administrative.

În plus, combinăm automatizarea cu expertiza umană. Abordarea noastră Human-in-the-Loop asigură că excepțiile complexe sunt verificate și procesate cu atenție.

Ca firmă olandeză, furnizăm serviciile noastre prin intermediul facilității europene de nearshoring din România. Astfel, procesele și datele rămân în Uniunea Europeană și respectă cerințele privind protecția datelor, securitatea informației și calitatea proceselor, inclusiv GDPR.

Aveți nevoie de procesare Bill of Lading sau suport logistic back office?

Doriți să externalizați procesarea Bill of Lading, să reduceți presiunea administrativă și să asigurați continuitatea procesului de documentare logistică?

DataMondial ajută companiile de transport maritim, expeditorii și furnizorii logistici cu soluții sigure și scalabile pentru documentație de transport maritim, data-entry logistic și externalizare back office.

Contactați DataMondial pentru a afla cum vă putem ajuta să simplificați procesarea documentelor logistice și să vă creșteți capacitatea operațională.

/de