De kracht van operationele discipline voor logistieke dienstverleners

Traditioneel worden er dossiers aangemaakt en naarmate de laaddatum van de goederen nadert, worden de dossiers gesorteerd en afgewerkt. Sluit dit procesverloop vandaag de dag nog aan bij de wensen van uw klanten? Wat kan hierin geoptimaliseerd worden en hoe beïnvloedt dit het imago van uw onderneming? Hoe kan operationele discipline je performance beïnvloeden?

Traditioneel worden gegevens pas laat verwerkt

Voorheen waren binnen de logistieke keten gegevens vaak pas bekend na het laden van de goederen, waardoor de documenten die het transport begeleidden, pas laat in het proces werden opgemaakt. We praten dan over de tijd dat dossier in papieren vorm op het bureau gesorteerd lagen op laaddatum. In de loop der tijd werd informatie aan het dossier toegevoegd en rond de dag van transport werd het dossier afgehandeld. Ontbrekende informatie werd opgevraagd en waar nodig aangevuld. In dit papieren tijdperk is onder medewerkers van logistieke dienstverlenende organisaties de gewoonte ontstaan te wachten met het afwerken van een dossier tot de laaddatum in zicht komt.

Klanten beschikken steeds vaker vroegtijdig over informatie

Tegenwoordig zijn veel klanten van logistieke dienstverleners in staat ruim voor de laaddatum hun gegevens aan te leveren, vaak al bij boeking van een transport. Zij hebben de gegevens van de lading in hun systeem en kunnen vrijwel moeiteloos aangeven hoeveel de lading weegt, wat de HS-code van het product is en er is vrijwel direct een factuur voorhanden.

Trend bij logistieke dienstverleners

Omdat gegevens steeds vroeger beschikbaar zijn, handelen logistieke dienstverleners de gegevens steeds vaker direct bij binnenkomst af. Hierdoor komt het afwikkelen van een logistiek dossier neer op een druk op de knop zodra het transport plaatsvindt. Waarom wachten tot morgen, wanneer je het vandaag kunt doen?

Invloed van vooruit werken op uw imago

Door gegevens direct te verwerken straalt uw organisatie operationele discipline uit. U heeft de resources beschikbaar om de informatie direct te verwerken. Hierdoor laat u zien dat uw organisatie snel en adequaat reageert op klantinformatie. Daarnaast straalt u uit dat uw organisatie het belangrijk vindt gegevens direct en goed te verwerken. In veel gevallen ontbreken belangrijke gegevens. Doordat u de klant vrijwel direct informeert welke gegevens u nog nodig heeft om het logistieke dossier af te wikkelen, straalt u deskundigheid en betrokkenheid uit. De klant heeft vervolgens voldoende tijd om deze gegevens alsnog aan te leveren. Met deze werkwijze creëert u rust bij uw klanten en uw medewerkers.

operationele verwerking


Speel de proactieve rol waarin klanten u graag zien

Als u vooruitwerkt, heeft u de tijd uw klanten te verzoeken bepaalde informatie aan te leveren. Zo kunt u bijvoorbeeld een aantal dagen voor transport een lijst sturen met ontbrekende gegevens. Als u dit consequent doet, zullen uw klanten gaan meewerken aan het vooruitwerken. Hierdoor verandert uw organisatie op de dag van vertrek niet in een hectische omgeving, waarin nog even snel alle documentatie op orde moet worden gebracht. U laat zien dat u de kar trekt. Proactief attendeert u uw klanten erop dat bepaalde informatie nog ontbreekt. U neemt uw klanten bij de hand en garandeert zo dat alle informatie tijdig en correct wordt verwerkt en de goederen op tijd van a naar b kunnen worden getransporteerd.

Voorbeeld

Een klant stuurt twee weken voor vertrek een verschepingsinstructie naar uw onderneming. Binnen anderhalf uur ontvangt de klant van u een concept van een bill of lading met een lijstje van gegevens die nog dienen te worden aangeleverd, voordat het definitieve document kan worden gemaakt. De klant reageert en voegt de gevraagde informatie toe. Weer anderhalf uur later ontvangt de klant het definitieve document voor akkoord. Door de snelheid ervaart de klant een hogere mate van betrokkenheid dan wanneer u 48 uur van tevoren om de ontbrekende gegevens vraagt. U laat zien dat u uw processen onder controle heeft.

Uitdagingen bij vooruitwerken

Wij zien regelmatig dat afdelingen pogingen doen vooruit te werken. Zodra er echter sprake is van verlof of ziekte, vervallen deze afdelingen in het patroon waarin de meest actuele dossiers eerst worden afgehandeld in plaats van alle informatie bij binnenkomst af te handelen. Hierdoor ontstaat er een neerwaartse spiraal: klanten gaan bellen waar hun documenten blijven, wat extra workload genereert.

Waar automatisering stopt, is manuele data-entry noodzakelijk

Automatiseren van gegevensverwerking lijkt hier de oplossing. Het een-op-een inlezen van gegevens is echter vaak lastiger dan gedacht. De complexe bestemming en productgerelateerde eisen van een transport zijn moeilijk te vatten in een algoritme, waardoor een businesscase al snel uitkomt op het advies de gegevens handmatig te verwerken of de geautomatiseerde gegevensstroom te controleren en waar nodig aan te passen. Daarnaast zijn klanten van logistieke dienstverleners niet altijd in staat een gestructureerde gegevensset aan te leveren. Ze sturen e-mails waar iemand de informatie uit moet halen. DataMondial gaat door waar automatisering stopt of niet rendabel is.

Vooruitwerken zonder zorgen

Wilt u weten hoe DataMondial garandeert dat uw afdeling altijd vooruit blijft werken? Neem dan contact met ons op via 010-4421878 of info@datamondial.com.

Vul uw gegens in en wij houden u op de hoogte van actuele ontwikkelingen.

Bedankt voor uw aanmelding