Rekeningen sturen of ontvangen: wat vindt u leuker?

Sturen zou ik zeggen, want daar doet u het als onderneming onder andere voor.

Toch hoeft rekeningen betalen niet per definitie vervelend te zijn. Vooral het op tijd betalen van facturen heeft veel voordelen. Los van het goede imago en de fijne relatie die u mede hierdoor met uw leveranciers opbouwt, is de wetenschap dat u ze kúnt betalen ook erg prettig. Dat betekent in ieder geval dat u niet failliet bent… Dit laatste wenst u uw crediteuren toch ook niet toe? Dus op tijd betalen is het beste. Dan is het wel zaak dat u als ondernemer weet hoe u ervoor staat en dat de crediteurenadministratie strak geregeld is. Er zijn heel veel goede factuurverwerkingsprogramma’s, document management systemen en digitale oplossingen op de markt, maar daarmee bent u er nog niet.

automatisering

Hoe goed een facturatieprogramma ook is; het zal toch gevoed moeten worden.
Ook bij een facturatieprogramma komt er een moment dat er gegevens moeten worden ingevoerd. Dit gedeelte kan grotendeels gescand en geautomatiseerd worden, zeker wanneer het digitale facturen betreft, omdat de factuuropbouw en de factuur lay-out vaak gelijk zijn. Een telefoonrekening voor bedrijf A bijvoorbeeld, heeft qua structuur dezelfde opbouw als voor bedrijf B. Dat is dus helemaal niet moeilijk wanneer het eenmaal is ingeregeld.

Echter, iedere onderneming heeft nog steeds heel veel facturen die niet gestandaardiseerd zijn.
facturenEn die facturen moeten alsnog handmatig worden ingevoerd. Het voordeel van een ingeregelde factuur is dat deze de volgende keer al grotendeels wordt herkend door het programma. Dit betekent dat de manuele data-entry in de loop der tijd zal afnemen. Maar voor het zover is, moet de data-invoer heel zorgvuldig gebeuren. De kwaliteit van het factuurverwerkingsprogramma hangt namelijk voor een groot deel af van deze zorgvuldige invoer, zodat er geen toekomstige fouten in de digitale verwerking sluipen.

Naast een zorgvuldige invoer zal er ook, al is het maar steekproefsgewijs, gecontroleerd moeten worden. En dat kost tijd. Gelukkig wordt ook deze tijdsinvestering weer terugverdiend met het niet hoeven te herstellen van meer kostbare fouten.

De verwerking van documenten is vandaag de dag te verdelen in 85% automatische herkenning en 15% handmatige invoer.
Juist met deze laatste 15% gaan veel bedrijven de fout in. “We hebben nog wel iemand die wat ruimte heeft binnen zijn takenpakket”, wordt er gezegd of “Dat doet de receptioniste er wel bij.” De klassieke ‘erbij doen’ gedachte geeft al aan dat die laatste 15% aan invoer nooit optimaal kan worden gedaan. Het wordt behandeld als bijzaak, terwijl het juist het belangrijkste deel van dit bepaalde proces is.

Wij weten als geen ander dat de invoer en controle tijdsintensief en dus kostbaar is.
Reden te meer om dit deel uit te besteden in de vertrouwde handen van DataMondial, waar uw bijzaak onze hoofdtaak is. Samen vinden wij de beste en meest voordelige oplossing voor uw factuurverwerking.

Geïnspireerd door de slagzin van een van uw crediteuren sluiten we deze blog dan ook af met:

“Data-entry kunnen wij leuker maken en zeker makkelijker”


 

Vul uw gegens in en wij houden u op de hoogte van actuele ontwikkelingen.

Bedankt voor uw aanmelding