Übernahme von Backoffice-Aktivitäten

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Effiziente Unterstützung bei komplexen logistischen Verwaltungsprozessen

DataMondial unterstützt Logistikunternehmen mit logistischer Backoffice-Unterstützung, Transportadministration, Datenverarbeitung und administrativen Prozesslösungen.

Durch die Kombination aus spezialisierten Mitarbeitern, effizienten Prozessen und modernen Technologien helfen wir Logistikdienstleistern dabei, große Mengen logistischer Informationen zuverlässig, schnell und skalierbar zu verarbeiten.

Für einen internationalen Logistikdienstleister mit Aktivitäten in mehreren europäischen Seehäfen übernimmt DataMondial einen wichtigen Teil der logistischen Backoffice-Prozesse.

Dadurch kann sich das Unternehmen vollständig auf seine Kernaktivitäten im Bereich Transport und Supply Chain Management konzentrieren, während DataMondial die zuverlässige Verarbeitung administrativer Prozesse sicherstellt.

Projekt: Logistische Backoffice-Unterstützung

Der Kunde verarbeitet täglich eine große Anzahl logistischer Dokumente, Transportaufträge und administrativer Daten.

Aufgrund steigender Mengen, zunehmender Komplexität logistischer Prozesse und des Mangels an qualifiziertem Personal entstand der Bedarf nach einem zuverlässigen Partner, der langfristige Unterstützung und skalierbare Kapazitäten bereitstellen konnte.

Das Ziel war klar:

Eine flexible und zuverlässige Logistik-Backoffice-Lösung schaffen, die mit wechselnden Volumen wachsen kann, ohne Kompromisse bei Qualität, Geschwindigkeit und Kontinuität einzugehen.

Die Herausforderung

In internationalen Logistikprozessen müssen administrative Abläufe kontinuierlich und fehlerfrei funktionieren.

Dazu gehören unter anderem:

  • Shipping Instructions;
  • Importaufträge;
  • Transportdokumente;
  • Rechnungsprüfungen;
  • Track & Trace-Prozesse;
  • administrative Bearbeitung logistischer Akten.

Durch hohe Arbeitsvolumen und saisonale Spitzen entstanden verschiedene Herausforderungen:

  • begrenzte Verfügbarkeit spezialisierter Logistikmitarbeiter;
  • hohe administrative Belastung interner Teams;
  • zusätzlicher Kapazitätsbedarf in Spitzenzeiten;
  • Bedarf an gleichbleibender Qualität;
  • Notwendigkeit vorhersehbarer Bearbeitungszeiten.

Das Unternehmen suchte daher einen Partner, der logistische Verwaltungsprozesse professionell unterstützen und gleichzeitig flexible Kapazitäten bereitstellen konnte.

Unsere Vorgehensweise

DataMondial richtete ein spezialisiertes Logistik-Backoffice-Team ein, das vollständig an die Prozesse, Systeme und Qualitätsanforderungen des Kunden angepasst wurde.

Ein fester Teamleiter überwacht täglich die Qualität, Kontinuität und Weiterentwicklung der Zusammenarbeit.

Von unserem europäischen Nearshoring-Standort verarbeitet unser Team große Mengen logistischer Informationen und unterstützt den Kunden unter anderem bei:

  • Verarbeitung von Shipping Instructions;
  • Bearbeitung von Importaufträgen;
  • Kontrolle von Transportrechnungen;
  • Track & Trace-Prüfungen;
  • Zugbuchungen;
  • Container-Reparaturfreigaben;
  • administrativer Unterstützung logistischer Prozesse.

Für diesen Kunden bearbeiten wir unter anderem:

  • mehr als 26.000 Shipping Instructions;
  • 9.000 Importaufträge;
  • mehr als 20.000 Track & Trace-Kontrollen;
  • 150.000 Transportrechnungsprüfungen;
  • 5.000 Zugbuchungen;
  • mehr als 80.000 Container-Reparaturfreigaben.

Durch klare Arbeitsanweisungen, Qualitätskontrollen und standardisierte Prozesse bleibt die Qualität auch bei großen Mengen gewährleistet.

Das Ergebnis

Durch die Zusammenarbeit mit DataMondial verfügt der Kunde über eine stabile und skalierbare Lösung für logistische Prozessunterstützung.

Die Ergebnisse:

  • kontinuierliche Unterstützung logistischer Abläufe;
  • geringere Abhängigkeit von internen Kapazitäten;
  • effiziente Verarbeitung großer administrativer Mengen;
  • bessere Planbarkeit von Bearbeitungszeiten;
  • weniger operative Belastung interner Teams;
  • flexible Skalierung bei Spitzenbelastungen.

Dadurch kann sich der Kunde stärker auf operative Logistik, Kundenbeziehungen und strategische Verbesserungen konzentrieren, während DataMondial für ein zuverlässiges Logistik-Backoffice sorgt.

„DataMondial unterstützt uns kontinuierlich bei unseren logistischen Backoffice-Prozessen. Dank eines festen Teams können wir große Mengen an administrativen Aufgaben zuverlässig bearbeiten, auch wenn die Arbeitsvolumina steigen. Dadurch bleiben unsere Prozesse stabil, während sich unsere internen Mitarbeiter auf die Aufgaben konzentrieren können, die für unser Unternehmen den größten Mehrwert schaffen.“ — Operations Manager, Internationales Logistikunternehmen

Erfahrung mit logistischer Prozessunterstützung

DataMondial unterstützt Logistikunternehmen bei unterschiedlichen administrativen Prozessen, bei denen Geschwindigkeit, Genauigkeit und Kontinuität entscheidend sind.

Unsere Erfahrung umfasst unter anderem:

  • logistisches Backoffice Outsourcing;
  • Transportadministration;
  • Verarbeitung logistischer Dokumente;
  • Datenverarbeitung;
  • Data Entry;
  • Rechnungsprüfungen;
  • administrative Prozessunterstützung.

Durch unsere Erfahrung mit Supply-Chain-Prozessen verstehen wir die Herausforderungen, mit denen Logistikunternehmen täglich konfrontiert sind.

Unsere Expertise

DataMondial kombiniert menschliche Expertise mit Technologie und Prozessoptimierung.

Wir unterstützen Unternehmen mit:

  • Backoffice Outsourcing;
  • Datenverarbeitung;
  • Datenvalidierung;
  • Dokumentenverarbeitung;
  • administrativer Unterstützung.

Zusätzlich nutzen wir Technologien wie Artificial Intelligence (AI) und Robotic Process Automation (RPA), um Prozesse weiter zu optimieren.

Unsere Human-in-the-Loop-Ansatz stellt sicher, dass komplexe Ausnahmen weiterhin zuverlässig durch menschliche Kontrolle verarbeitet werden.

Als niederländisches Unternehmen führen wir unsere Dienstleistungen von unserem europäischen Nearshoring-Standort in Rumänien aus.

Dadurch bleiben Prozesse und Daten innerhalb der Europäischen Union und erfüllen hohe Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Prozessqualität.

Unterstützung bei logistischer Backoffice-Unterstützung benötigt?

Möchten Sie Ihre Logistikadministration auslagern, operative Belastung reduzieren und mehr Kontinuität in Ihren Supply-Chain-Prozessen schaffen?

DataMondial unterstützt Logistikdienstleister mit skalierbaren Lösungen für logistisches Backoffice Outsourcing, Dokumentenverarbeitung und Datenverarbeitung.

Sind Sie neugierig auf die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen? Informieren Sie sich über unsere Dienstleistungen oder kontaktieren Sie uns.

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Auftragserfassung in Echtzeit

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Für ein deutsches Großhandelsunternehmen, das auf Baustoffe spezialisiert ist, führt DataMondial die Auftragserfassung in Echtzeit durch. Die Bearbeitungszeit der Aufträge beträgt nicht mehr als 2 Stunden, auch nicht zu Stoßzeiten und bei uneinheitlichen Auftragsformaten.

Unser Ansatz

Bei dieser Tätigkeit greifen wir auf komplexe Schulungsunterlagen zurück. Dieser Kunde besitzt ein sehr breites Sortiment: Werkzeuge, Beschläge, Eisenwaren, Befestigungsmaterial, Schweißtechnik, Gartengeräte, Sicherheitstechnik, Industrietechnik und Betriebseinrichtungen. Es gibt eine große Vielfalt von Kunden und uneinheitliche Bestellformate. Knapp vereinbarte Lieferzeiten und Auftragsspitzen machen diese Prozesse noch schwieriger. DataMondial ist in der Lage, selbst in Spitzenzeiten in kurzer Zeit eine Bearbeitungszeit von 1 bis 2 Stunden zu erreichen. Der Kunde wird entlastet und kann sich auf den logistischen Lieferprozess, die Lagerverwaltung und die Einkaufspolitik konzentrieren.

Mehr Informationen

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Aktualisieren des Sendungsstatus

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Für einen internationalen Logistikdienstleister im Intermodel-Transport verschiedener Arten von flüssigen und trockenen Massengütern hält DataMondial den Status der Sendungen auf dem Laufenden. Durch Live-System-Updates werden unvorhergesehene Änderungen allen Beteiligten in Echtzeit mitgeteilt. Dadurch wird die logistische Kommunikation zwischen Kunden und Lieferanten optimiert.

Unser Ansatz

Je nach Ursprung, Ziel und verfügbaren Routen werden die geeigneten Modalitäten gewählt. Gut ausgebildete Mitarbeiter mit fundiertem Prozesswissen und ein fester Teamleiter garantieren Kontinuität und Qualität. Täglich bearbeiten wir große Mengen an Logistikdokumenten und E-Mails, Terminänderungen, Tracking und Tracing. Einige Beispiele dafür, was wir jährlich bearbeiten, sind:

  • 220.000 Sendungen
  • 50.000 Track & Trace-Kontrollen
  • 2.200 geplante Aktualisierungen
  • 14.000 Buchungsbestätigungen

DataMondial bietet Geschäftskontinuität und Kosteneinsparungen. Unabhängig davon, wie optimal die Automatisierung ist: Es werden stets noch Experten für das Logistik-Backoffice benötigt.

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Bearbeitung von Frachtbriefen

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Kontinuität, Qualität und skalierbare Unterstützung für Seefrachtdokumentation

DataMondial unterstützt Logistikdienstleister bei der Verarbeitung von Bill of Lading, Seefrachtdokumentation, logistischer Dateneingabe und Backoffice Outsourcing.

Durch die Auslagerung administrativer Dokumentenprozesse an DataMondial reduzieren Unternehmen den operativen Druck, verringern die Abhängigkeit von internen Kapazitäten und profitieren von einem zuverlässigen und skalierbaren Dokumentationsprozess.

Für einen internationalen Logistikdienstleister übernimmt DataMondial die vollständige Verarbeitung von Bill of Lading Dokumenten. Unsere spezialisierten Mitarbeiter arbeiten nach den Prozessen, Systemen und Qualitätsrichtlinien des Auftraggebers. Dadurch bleibt der Dokumentationsprozess auch in Spitzenzeiten oder bei begrenzten internen Ressourcen durchgehend stabil.

Bill of Lading Verarbeitungsprojekt

Im internationalen Seefrachtverkehr ist die korrekte Verarbeitung von Transportdokumenten entscheidend. Ein Bill of Lading enthält wichtige Informationen zur Verschiffung von Waren und stellt ein zentrales Element innerhalb der logistischen Lieferkette dar.

Hierfür hat DataMondial ein spezialisiertes Dokumentationsteam eingerichtet, das für die tägliche Verarbeitung, Kontrolle und Nachverfolgung von Bill of Lading Dokumenten verantwortlich ist.

Das Ziel war klar:

Einen stabilen, skalierbaren und zuverlässigen Prozess schaffen, der die Abhängigkeit von internen Kapazitäten und Spezialwissen reduziert und gleichzeitig Qualität und Durchlaufzeiten sicherstellt.

Die Herausforderung

Ein Bill of Lading muss vollständig, korrekt und termingerecht verarbeitet werden. Fehler oder fehlende Informationen können zu Verzögerungen, zusätzlicher Kommunikation zwischen den Beteiligten und Störungen logistischer Abläufe führen.

Der Auftraggeber stand vor mehreren Herausforderungen:

  • hohe tägliche Volumina an Seefrachtdokumentation;
  • begrenzte Verfügbarkeit spezialisierter Mitarbeiter;
  • Anfälligkeit bei Krankheit, Urlaub und Personalwechseln;
  • zeitaufwendige Einarbeitung neuer Mitarbeiter;
  • zusätzliche Korrekturschleifen aufgrund fehlender oder fehlerhafter Informationen;
  • Bedarf an gleichbleibender Qualität und planbaren Bearbeitungszeiten.

In Zeiten hoher Auslastung entstand dadurch zusätzlicher Druck auf interne Teams und die Kontinuität des Dokumentationsprozesses wurde belastet.

Das Unternehmen suchte daher einen zuverlässigen Partner, der die Bill of Lading Verarbeitung unterstützen oder vollständig übernehmen kann, ohne Kontrolle, Qualität oder Geschwindigkeit zu verlieren.

Unser Ansatz

DataMondial hat ein dediziertes Dokumentationsteam eingerichtet, das vollständig auf die Arbeitsweise, Systeme und Qualitätsrichtlinien des Auftraggebers abgestimmt ist.

Unsere Mitarbeiter verarbeiten Bill of Lading Dokumente nach festen Prozessen und klaren Arbeitsanweisungen.

Die Tätigkeiten umfassen unter anderem:

  • Verarbeitung von Verschiffungsanweisungen (Shipping Instructions);
  • Verarbeitung von Handelsrechnungen und Packlisten;
  • Prüfung der Vollständigkeit eingereichter Informationen;
  • Anforderung fehlender Daten im Namen des Spediteurs;
  • Eingabe von Dokumenteninformationen in die Systeme des Auftraggebers und der Reedereien;
  • Prüfung von Bill of Lading Entwürfen;
  • Abstimmung mit Spediteuren;
  • Freigabe zur Erstellung der endgültigen Dokumente.

Durch die professionelle Unterstützung des gesamten administrativen Ablaufs muss der Auftraggeber nur noch bei Ausnahmen oder Situationen mit zusätzlichem Entscheidungsbedarf eingebunden werden.

Unser Team führt kontinuierliche Qualitätskontrollen durch und arbeitet nach definierten SLAs. Dadurch bleiben Qualität und Prozessstabilität auch bei steigenden Volumina gewährleistet.

Dank unseres europäischen Nearshoring-Modells kann DataMondial dauerhaft skalierbare Kapazitäten bereitstellen, ohne dass Unternehmen selbst zusätzliche spezialisierte Mitarbeiter rekrutieren und schulen müssen.

Das Ergebnis

Durch die Zusammenarbeit mit DataMondial verfügt der Auftraggeber über eine zuverlässige und skalierbare Lösung für logistische Dokumentenverarbeitung und Bill of Lading Administration.

Die Ergebnisse:

  • kontinuierliche Verarbeitung wichtiger Transportdokumente;
  • geringere Abhängigkeit von internen Mitarbeitern;
  • schnellere Verarbeitung von Bill of Lading Dokumenten;
  • weniger Fehler und Korrekturschleifen;
  • bessere Planbarkeit der Durchlaufzeiten;
  • zusätzliche Kapazität in Spitzenzeiten;
  • mehr Freiraum für Mitarbeiter zur Konzentration auf Kundenkommunikation und kommerzielle Aufgaben;
  • bessere Transparenz durch Reporting und KPI-Monitoring.

Durch die Übernahme administrativer Dokumentationsaufgaben unterstützt DataMondial Logistikunternehmen dabei, Effizienz, Kontinuität und Skalierbarkeit zu verbessern.

Erfahrung und Expertise in der logistischen Dokumentenverarbeitung

DataMondial unterstützt Logistikunternehmen bei komplexen administrativen Prozessen, bei denen Geschwindigkeit, Genauigkeit und Zuverlässigkeit entscheidend sind. Unsere europäischen Spezialisten verarbeiten täglich große Mengen logistischer Dokumentation innerhalb internationaler Lieferketten.

Wir unterstützen unter anderem bei:

  • Verarbeitung von Bill of Lading
  • Vorbereitung und Erstellung von Zollanmeldungen
  • Verarbeitung von Seefrachtraten
  • Auftragsbearbeitung
  • Sendungsverfolgung (Track & Trace)
  • Logistischem Mailbox-Management
  • Allgemeiner logistischer Backoffice-Unterstützung

Darüber hinaus kombinieren wir spezialisierte Mitarbeiter mit effizienten Prozessen, Qualitätskontrolle und Technologie. Unser Human-in-the-Loop Ansatz stellt sicher, dass komplexe Ausnahmen sorgfältig geprüft und verarbeitet werden.

Als niederländisches Unternehmen erbringt DataMondial seine Dienstleistungen aus unserem europäischen Nearshoring-Standort in Rumänien. Dadurch bleiben Daten innerhalb der Europäischen Union und Prozesse entsprechen DSGVO, Informationssicherheit und ISO 27001-basierten Qualitätsstandards.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Bill of Lading Verarbeitung oder logistischer Backoffice-Unterstützung?

Möchten Sie Ihre Bill of Lading Verarbeitung auslagern, den administrativen Aufwand reduzieren und mehr Kontinuität in Ihrem logistischen Dokumentationsprozess schaffen?

DataMondial unterstützt Logistikdienstleister mit zuverlässigen und skalierbaren Lösungen für Seefrachtdokumentation, logistische Dateneingabe und Backoffice Outsourcing.

Kontaktieren Sie DataMondial und erfahren Sie, wie wir Ihre logistischen Prozesse unterstützen können.

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