Databeheer ERP-systeem

,

Onze klant is een vooraanstaande logistieke dienstverlener die wereldwijd transport- en logistieke oplossingen biedt aan bedrijven. Wij ondersteunen hen al jaren bij veel logistieke dataverwerkingsprocessen. Omdat zij uitdagingen ondervonden op het gebied van databeheer, ondersteunen wij bij het verbeteren en optimaliseren van hun ERP-systeem.

Onze aanpak voor een databeheer project

De klant werkt met een geavanceerd ERP-systeem om hun logistieke activiteiten te beheren, maar door het gebrek aan nauwkeurige gegevens had dit invloed op de operationele efficiëntie. Vanwege tijdgebrek en personeelstekort kozen zij ervoor voor om ons remote team ook in te zetten voor het updaten van hun ERP-systeem.

Eén van de taken is controleren en updaten van alle keuringsbewijzen van hun logistieke wagenpark. Daarnaast voeren wij een controle uit op de kentekenbewijzen voor de vrachtwagens en getrokken voertuigen. Alle werkzaamheden gebeuren volgens een werkinstructie, die wij gezamenlijk hebben opgesteld.

“Directeur logistieke dienstverlener: Het remote team van DataMondial heeft ervoor gezorgd dat de gegevensconsistentie sterk is verbeterd”.

Ook hulp nodig bij Databeheer en -optimalisatie?

Neem contact op voor het maken van een afspraak. Kijk ook nog even op onze pagina databeheer en -optimalisatie voor meer informatie.

/door

Overname backoffice

,

Overname en uitbesteding van logistieke backofficeprocessen

DataMondial ondersteunt logistieke dienstverleners bij het overnemen en uitbesteden van complexe logistieke backofficeprocessen. Met gespecialiseerde medewerkers verzorgen wij grote volumes aan administratieve en operationele werkzaamheden, zodat interne teams worden ontlast en logistieke processen continu kunnen doorgaan.

Voor een grote logistieke dienstverlener met kantoren in Europese zeehavens heeft DataMondial een groot deel van de dagelijkse backofficeactiviteiten overgenomen. Een vast team verwerkt de werkzaamheden volgens de processen, systemen en kwaliteitsrichtlijnen van de opdrachtgever. Hierdoor beschikt de organisatie over structurele capaciteit, ook bij grote volumes en beperkte interne personeelscapaciteit.uden.

Overname logistieke backoffice

Binnen internationale logistiek bestaan veel processen uit grote hoeveelheden terugkerende administratieve werkzaamheden. Denk aan shipping instructions, import orders, Track & Trace-controles, transportfacturen, treinboekingen en containeradministratie.

DataMondial heeft voor deze opdrachtgever een dedicated team ingericht dat verantwoordelijk is voor de dagelijkse verwerking en opvolging van verschillende logistieke processen. Een dedicated supervisor coördineert het team en bewaakt de kwaliteit, voortgang en continuïteit.

Het team verwerkt onder andere:

  • meer dan 26.000 shipping instructions;
  • 9.000 import orders;
  • 20.000 Track & Trace checks;
  • 150.000 transport invoice checks;
  • 5.000 train bookings;
  • meer dan 80.000 container repair approvals.

Het doel was duidelijk: een stabiele en schaalbare logistieke backoffice creëren waarmee de opdrachtgever interne capaciteit kan ontlasten en tegelijkertijd grote procesvolumes betrouwbaar kan verwerken.

De uitdaging

Logistieke organisaties verwerken dagelijks grote hoeveelheden orders, documenten, controles en administratieve gegevens. Wanneer deze processen volledig door interne medewerkers worden uitgevoerd, kan dit veel tijd en capaciteit vragen.

De opdrachtgever had te maken met verschillende uitdagingen:

  • grote dagelijkse volumes aan logistieke processen;
  • veel terugkerende administratieve werkzaamheden;
  • beperkte beschikbaarheid van geschikt logistiek personeel;
  • moeilijkheden bij het vinden en behouden van gespecialiseerde medewerkers;
  • behoefte aan constante verwerking en opvolging;
  • druk op de beschikbare interne capaciteit;
  • behoefte aan continuïteit bij grote hoeveelheden dossiers en transacties.

Vooral tijdens drukke periodes kan een tekort aan capaciteit leiden tot extra werkdruk en vertragingen binnen logistieke processen.

De organisatie zocht daarom een betrouwbare partner die structureel een deel van de logistieke backoffice kon overnemen, zonder dat dit ten koste zou gaan van kwaliteit, controle of continuïteit.

Onze aanpak

DataMondial heeft een vast logistiek backoffice team ingericht dat verantwoordelijk is voor de dagelijkse verwerking van de afgesproken werkzaamheden.

Een dedicated supervisor zorgt voor de coördinatie van het team en bewaakt de voortgang, kwaliteit en continuïteit van de processen.

De werkzaamheden omvatten onder andere:

  • verwerken van shipping instructions;
  • verwerken van import orders;
  • uitvoeren van Track & Trace-controles;
  • controleren van transportfacturen;
  • verzorgen van train bookings;
  • verwerken van container repair approvals;
  • verwerken en opvolgen van logistieke dossiers;
  • uitvoeren van overige administratieve en operationele backofficewerkzaamheden.

De werkzaamheden worden uitgevoerd volgens vaste procedures en duidelijke werkinstructies. Hierdoor kunnen grote volumes structureel worden verwerkt en blijft het proces overzichtelijk en controleerbaar.

Door te werken met een vast team blijft kennis behouden binnen het proces. De opdrachtgever hoeft hierdoor niet voortdurend nieuwe medewerkers te zoeken en op te leiden voor dezelfde werkzaamheden.

Wanneer volumes toenemen, kan DataMondial de beschikbare capaciteit bovendien flexibel opschalen. Hierdoor ontstaat een schaalbare oplossing die aansluit op de behoeften van internationale logistieke organisaties.

Het resultaat

Door de samenwerking met DataMondial beschikt de opdrachtgever over structurele ondersteuning voor grote hoeveelheden logistieke backofficeprocessen.

De resultaten zijn onder andere:

  • betrouwbare verwerking van grote hoeveelheden logistieke dossiers;
  • structurele ondersteuning van interne teams;
  • meer capaciteit voor logistieke kernactiviteiten;
  • continuïteit door een vast en gespecialiseerd team;
  • minder afhankelijkheid van het werven en behouden van extra personeel;
  • schaalbare ondersteuning bij grote procesvolumes;
  • professionele opvolging en kwaliteitscontrole;
  • efficiëntere verwerking van terugkerende administratieve werkzaamheden.

Door logistieke backofficeactiviteiten uit handen te nemen, helpt DataMondial organisaties hun operationele capaciteit beter te benutten. Interne medewerkers krijgen hierdoor meer ruimte voor klantcontact, planning, coördinatie en andere werkzaamheden die directe waarde toevoegen aan de organisatie.

“DataMondial zorgt voor structurele ondersteuning van onze logistieke backoffice. Door het vaste team kunnen we grote hoeveelheden administratieve processen betrouwbaar verwerken, ook wanneer de volumes toenemen. Hierdoor houden we onze processen stabiel en kunnen onze interne medewerkers zich richten op de werkzaamheden die voor onze organisatie de meeste waarde toevoegen.” — Operations Manager, Internationale Logistieke Dienstverlener

Ervaring en expertise in logistieke backoffice

DataMondial ondersteunt logistieke organisaties met complexe administratieve en operationele processen waarbij snelheid, nauwkeurigheid en continuïteit essentieel zijn.

Onze ervaring omvat onder andere:

  • logistieke backoffice outsourcing;
  • orderverwerking;
  • shipping instructions;
  • import orders;
  • Track & Trace;
  • transportfactuurcontroles;
  • treinboekingen;
  • containeradministratie;
  • logistieke data-entry;
  • documentverwerking;
  • transportdocumentatie;
  • algemene logistieke backoffice ondersteuning.

Door ervaring met grote procesvolumes begrijpt DataMondial hoe belangrijk een stabiele administratieve backoffice is voor de continuïteit van internationale logistieke processen.

Expertise DataMondial

DataMondial combineert gespecialiseerde medewerkers met efficiënte processen, kwaliteitscontrole en technologie.

Wij ondersteunen organisaties met:

  • backoffice outsourcing;
  • logistieke backoffice ondersteuning;
  • dataverwerking;
  • data-entry;
  • documentverwerking;
  • administratieve procesondersteuning;
  • logistieke data-entry;
  • procesondersteuning en kwaliteitscontrole.

Daarnaast combineren wij automatisering met menselijke expertise. Onze Human-in-the-Loop-aanpak zorgt ervoor dat processen efficiënt worden uitgevoerd en complexe uitzonderingen zorgvuldig door medewerkers worden gecontroleerd.

Als Nederlands bedrijf werkt DataMondial vanuit Europese nearshoring-faciliteiten in Roemenië. Hierdoor kunnen organisaties gebruikmaken van schaalbare capaciteit binnen de Europese Unie, met aandacht voor continuïteit, informatiebeveiliging en AVG/GDPR.

Hulp nodig bij het uitbesteden van uw logistieke backoffice?

Wilt u logistieke backofficeprocessen uitbesteden, uw interne teams ontlasten en zorgen voor meer capaciteit en continuïteit?

DataMondial helpt logistieke dienstverleners met betrouwbare en schaalbare oplossingen voor logistieke backoffice outsourcing, dataverwerking, data-entry en administratieve procesondersteuning..

Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw bedrijf? Bekijk onze diensten of neem contact met ons op.

/door

Up-to-date houden status verzending

, ,

Voor een internationale logistiek dienstverlener in intermodaal transport van verschillende soorten vloeibare en droge bulkproducten houdt DataMondial de status van de verzending up-to-date. Door live systeemupdates worden alle onvoorziene wijzigingen realtime bekend bij alle betrokken partijen. De logistieke communicatie tussen klant en leveranciers wordt hiermee geoptimaliseerd.

Onze aanpak

Afhankelijk van de herkomst, bestemming en beschikbare routes worden de juiste modaliteiten gekozen. Hoogopgeleide medewerkers met diepgaande proceskennis en een vaste teamleider garanderen continuïteit en kwaliteit. Wij handelen dagelijks grote hoeveelheden logistieke documenten en e-mails af, plannen wijzigingen, volgen en traceren. Een paar voorbeelden, die wij jaarlijks verwerken zijn:

  • 220.000 items in de mailbox
  • 50.000 Track & Trace controles
  • 2.200 geplande updates
  • 14.000 boekingsbevestigingen

DataMondial biedt bedrijfscontinuïteit en kostenbesparing. Hoe optimaal de automatisering ook is, logistieke backoffice experts blijven nodig.

Meer informatie

Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw bedrijf? Bekijk onze diensten of neem contact met ons op.

/door

Dataverwerking Bill of Lading documenten

, ,

Continuïteit, kwaliteit en schaalbare ondersteuning voor zeevrachtdocumentatie

DataMondial ondersteunt logistieke dienstverleners met Bill of Lading verwerking, zeevrachtdocumentatie, logistieke data-entry en backoffice outsourcing.

Door administratieve documentprocessen uit te besteden aan DataMondial verminderen organisaties operationele druk, verkleinen zij de afhankelijkheid van interne capaciteit en beschikken zij over een betrouwbaar en schaalbaar documentatieproces.

Voor een internationale logistieke dienstverlener verzorgt DataMondial de volledige verwerking van Bill of Lading-documenten. Onze gespecialiseerde medewerkers werken volgens de processen, systemen en kwaliteitsrichtlijnen van de opdrachtgever. Hierdoor blijft het documentatieproces continu doorgaan, ook tijdens piekperiodes of bij beperkte interne capaciteit.

Bill of Lading verwerking project

Binnen internationale zeevracht is een correcte verwerking van transportdocumentatie essentieel. Een Bill of Lading bevat belangrijke informatie over de verscheping van goederen en vormt een cruciale schakel binnen de logistieke keten.

DataMondial heeft hiervoor een gespecialiseerd documentatieteam ingericht dat verantwoordelijk is voor de dagelijkse verwerking, controle en opvolging van Bill of Lading-documenten.

Het doel was duidelijk:

Een stabiel, schaalbaar en betrouwbaar proces creëren waarbij de opdrachtgever minder afhankelijk is van interne capaciteit en specialistische kennis, terwijl kwaliteit en doorlooptijden gewaarborgd blijven.

De uitdaging

Een Bill of Lading moet volledig, correct en tijdig worden verwerkt. Fouten of ontbrekende informatie kunnen leiden tot vertragingen, extra communicatie tussen partijen en verstoring van logistieke processen.

De opdrachtgever had te maken met verschillende uitdagingen:

  • Grote dagelijkse volumes aan zeevrachtdocumentatie;
  • Beperkte beschikbaarheid van gespecialiseerde medewerkers;
  • Kwetsbaarheid tijdens ziekte, verlof en personeelswisselingen;
  • Tijdrovende opleiding van nieuwe medewerkers;
  • Extra correctierondes door ontbrekende of foutieve informatie;
  • Behoefte aan constante kwaliteit en voorspelbare verwerkingstijden.

Tijdens drukke periodes ontstond hierdoor extra druk op interne teams en kwam de continuïteit van het documentatieproces onder spanning te staan.

De organisatie zocht daarom een betrouwbare partner die de Bill of Lading-verwerking kon ondersteunen of volledig kon overnemen, zonder verlies van controle, kwaliteit of snelheid.

Onze aanpak

DataMondial heeft een dedicated documentatieteam ingericht dat volledig aansluit op de werkwijze, systemen en kwaliteitsrichtlijnen van de opdrachtgever.

Onze medewerkers verwerken de Bill of Lading-documentatie volgens vaste procedures en duidelijke werkinstructies.

De werkzaamheden omvatten onder andere:

  • Verwerken van verschepingsinstructies;
  • Verwerken van commerciële facturen en paklijsten;
  • Controleren van volledigheid van aangeleverde informatie;
  • Opvragen van ontbrekende gegevens uit naam van de expediteur;
  • Verwerken van documentinformatie in systemen van opdrachtgever en rederijen;
  • Controleren van concept Bill of Lading-documenten;
  • Afstemming met expediteurs
  • Goedkeuring voor het opmaken van definitieve documenten.

Door het volledige administratieve proces professioneel te ondersteunen, hoeft de opdrachtgever alleen betrokken te worden bij uitzonderingen of situaties waarbij aanvullende besluitvorming nodig is.

Onze medewerkers voeren structurele kwaliteitscontroles uit en werken volgens vooraf bepaalde SLA’s. Hierdoor blijft de kwaliteit gewaarborgd en blijft het proces stabiel, ook wanneer volumes toenemen.

Door onze Europese nearshoring-aanpak kan DataMondial structurele capaciteit leveren zonder dat organisaties zelf extra gespecialiseerde medewerkers hoeven te werven en opleiden.

Het resultaat

Door de samenwerking met DataMondial beschikt de opdrachtgever over een betrouwbare en schaalbare oplossing voor logistieke documentverwerking en Bill of Lading administratie.

De resultaten:

→ Continue verwerking van belangrijke transportdocumenten;

→ Minder afhankelijkheid van interne medewerkers;

→ Snellere verwerking van Bill of Lading-documenten;

→ Minder fouten en correctierondes;

→ Betere voorspelbaarheid van doorlooptijden;

→ Extra capaciteit tijdens drukke periodes;

→ Meer ruimte voor medewerkers om zich te richten op klantcontact en commerciële activiteiten;

→ Beter inzicht in prestaties door rapportages en KPI-monitoring.

Door administratieve werkzaamheden uit handen te nemen, ondersteunt DataMondial logistieke organisaties bij het verbeteren van efficiëntie, continuïteit en schaalbaarheid.

“DataMondial zorgt voor continuïteit en stabiliteit in onze Bill of Lading-verwerking. Door de ondersteuning kunnen we documenten gestructureerd en tijdig verwerken, ook tijdens piekperiodes. Dat geeft ons meer voorspelbaarheid in de operatie en verlaagt de druk op ons eigen team.” — Import/Export Operations Manager, Logistieke Dienstverlener.

Ervaring en expertise in logistieke documentverwerking

DataMondial ondersteunt logistieke organisaties met complexe administratieve processen waarbij snelheid, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid centraal staan. Onze Europese specialisten verwerken dagelijks grote volumes logistieke documentatie binnen internationale supply chains.

Wij ondersteunen onder andere met:

  • Bill of Lading verwerking
  • Voorbereiden en opmaken douane aangiftes
  • Verwerking zeevracht tarieven
  • Order processing
  • Track and trace van shipments
  • Administratie mailbox beheer
  • Algemene logistieke backoffice ondersteuning

Daarnaast combineren wij gespecialiseerde medewerkers met efficiënte processen, kwaliteitscontrole en technologie. Onze Human-in-the-Loop aanpak zorgt ervoor dat complexe uitzonderingen zorgvuldig worden gecontroleerd en verwerkt.

Als Nederlands bedrijf werken wij vanuit onze Europese nearshoring-faciliteit in Roemenië. Hierdoor blijven gegevens binnen de Europese Unie en voldoen processen aan AVG/GDPR, informatiebeveiliging en ISO 27001-gebaseerde kwaliteitsstandaarden.

Hulp nodig bij Bill of Lading verwerking of logistieke backoffice ondersteuning?

Wilt u uw Bill of Lading-verwerking uitbesteden, administratieve druk verminderen en zorgen voor meer continuïteit binnen uw logistieke documentatieproces?

DataMondial helpt logistieke dienstverleners met betrouwbare en schaalbare oplossingen voor zeevrachtdocumentatie, logistieke data-entry en backoffice outsourcing.

Neem contact op met DataMondial en ontdek hoe wij uw logistieke processen kunnen ondersteunen.

/door