De nieuwe realiteit in logistiek: meer druk, minder ruimte

De logistieke sector staat onder druk zoals nooit tevoren. Nieuwe regelgeving, geopolitieke spanningen en verstoringen in handelsstromen maken de markt complex en onvoorspelbaar. Marges staan onder druk, klanten verwachten transparantie, en fouten hebben direct gevolgen.

Tegelijkertijd wordt het in Nederland steeds moeilijker om goed personeel te vinden én te behouden. De loonkosten stijgen, het ziekteverzuim neemt toe en teams raken overbelast. Zelfs met voldoende mensen is continuïteit niet vanzelfsprekend: vakanties, uitval en wisselingen zorgen voor gaten in de operatie.

Voor veel logistieke dienstverleners is dat geen tijdelijk ongemak meer, maar een structureel risico. Het klassieke model waarin alles intern wordt uitgevoerd, houdt steeds minder stand.

Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor een andere aanpak. Niet om te besparen op kwaliteit, maar om die te borgen. Uitbesteden is geen luxe meer – het is onderdeel van een duurzame strategie om wendbaar, schaalbaar en winstgevend te blijven.

Zo behouden logistieke bedrijven rust, grip en capaciteit in een krappe arbeidsmarkt

De oplossing: een remote backoffice die jouw werk 1-op-1 overneemt

DataMondial is een remote backoffice voor de logistiek – een verlengstuk van jouw organisatie.
Wij nemen jouw bestaande processen 1-op-1 over, precies zoals je ze nu uitvoert. Zelfde werkwijze, zelfde systemen, zelfde kwaliteit – uitgevoerd door ervaren professionals die jouw logistieke wereld begrijpen. Zie ons als een virtuele assistant expediteur.

Je kiest zelf wat je wilt uitbesteden via ons pick-and-choose-concept.
Of het nu gaat om orderverwerking, documentbeheer, factuurverwerking, track & trace, of mailboxbeheer: jij bepaalt wat, wanneer en in welke omvang wij het uitvoeren.

Zo blijft je operatie soepel draaien, zonder werving, training of opstartstress. En het mooiste?
Binnen twee weken is jouw backoffice volledig operationeel.

Snel, zorgvuldig en transparant: ons onboardingproces

We maken het starten met DataMondial eenvoudig, veilig en efficiënt. In vijf overzichtelijke stappen:

1. Teams-call – we bespreken samen jouw processen, volumes en gewenste werkzaamheden.
2. Demo door klant – jij laat zien hoe het werk nu wordt uitgevoerd, in jouw eigen systeemomgeving.
3. Opname & documentatie – de demo wordt opgenomen en door ons team omgezet in een gedetailleerde werkinstructie. Waar mogelijk gebruiken we AI om deze documentatie sneller en consistenter te verwerken – altijd onder menselijk toezicht.
4. Controle & akkoord – jij controleert de werkinstructie, zodat alles exact klopt.
5. Start werkzaamheden – na akkoord nemen wij de processen volledig over en begint het team direct met uitvoering.

Binnen twee weken zijn jouw werkzaamheden overgenomen en kun je rekenen op volledige continuïteit – met menselijke precisie en technologische ondersteuning waar dat waarde toevoegt.

Na drie maanden: slimmer, sneller, beter

Zodra jouw processen stabiel draaien, kijken we verder dan alleen uitvoering. Na ongeveer drie maanden ontvang je een optimalisatievoorstel: concrete suggesties om processen sneller, foutlozer en efficiënter te maken.

In dit proces fungeert DataMondial als de ‘human in the loop’ – onze mensen zorgen voor interpretatie, kwaliteitsborging en besluitvorming waar technologie nog tekortschiet.

Waar mogelijk zetten we AI-ondersteuning in, bijvoorbeeld voor documentherkenning, taakprioritering of dataverwerking. Dit doen we altijd onder menselijk toezicht. We zien dit als een gezamenlijk groeipad: veel logistieke dienstverleners bouwen hun digitale infrastructuur stap voor stap op. Eerst stabiliteit, daarna automatisering waar dat waarde toevoegt.

Geen werk = geen kosten

Bij DataMondial betaal je een transactie fee per verwerking. Dat betekent: geen werk, geen kosten.

Een model dat perfect aansluit op de dynamiek van de logistiek, waarin volumes fluctueren en flexibiliteit essentieel is. Je betaalt alleen voor wat je daadwerkelijk laat uitvoeren – transparant, eerlijk en schaalbaar.

Veilig, betrouwbaar en ervaren

DataMondial ondersteunt de logistieke branche sinds 2008 en werkt volledig ISO 27001-gecertificeerd en AVG-proof.
We hebben ervaring met meer dan honderd multimodale documenttypes en werken in vrijwel elk logistiek systeem (WMS, FMS, TMS en DMS).

Onze mensen begrijpen jouw wereld – van Bill of Lading tot CMR, van douaneaangifte tot orderbevestiging.

Waarom logistieke dienstverleners kiezen voor DataMondial

• Binnen 2 weken volledig operationeel
• 1-op-1 procesovername zonder verstoring in de operatie
• Pick-and-choose-concept: jij bepaalt wat wij uitvoeren
• Optimalisatie na drie maanden voor blijvende efficiëntie
• Human in the loop met inzet van AI waar dat waarde toevoegt
• Geen werk = geen kosten
• ISO 27001 & AVG-proof, dus veilig en betrouwbaar

Klaar voor continuïteit zonder kopzorgen?

Wil jij rust in je operatie, lagere kosten en meer grip op je processen?
Plan dan via onderstaand contactfomulier een vrijblijvend kennismakingsgesprek met DataMondial. In dertig minuten ontdek je hoe jouw backoffice soepel kan blijven draaien – ook als de markt onder druk staat.

Nieuwe technologie voor de logistieke sector bespaart expediteurs tijd en kosten

DataMondial, een toonaangevende speler in de wereld van data- en documentverwerking, kondigt de lancering aan van hun nieuwste innovatieve dienst: een AI-robotiseringssysteem voor de verwerking van zeevrachttarieven. Deze nieuwe dienst is ontworpen om logistieke dienstverleners sneller, efficiënter en nauwkeuriger hun zeevrachttarieven te laten beheren en offertes uit te brengen.

Met de introductie van deze AI-gedreven dienst zet DataMondial een belangrijke stap in de uitbreiding van zijn dienstverlening en de digitale transformatie van de logistieke sector. De nieuwe methode transformeert de – nu nog – tijdrovende verwerking van tarievenlijsten van rederijen in een efficiënt, digitaal en foutloos proces. Handmatige invoer wordt tot een minimum beperkt.

Geen frustraties meer

Burt Propsma, oprichter en eigenaar van DataMondial: “Expediteurs en andere logistieke professionals die dagelijks werken met complexe tarievenlijsten van verschillende rederijen kennen de frustratie: een lange verwerkingstijd vanwege handmatige verwerking en risico’s op fouten. Wij hebben een AI -gedreven oplossing gemaakt om dit te verbeteren, zodat logistieke bedrijven meer tijd kunnen besteden aan het bedienen van hun klanten. Onze nieuwe dienstverlening zorgt dat de doorlooptijd van klantoffertes drastisch wordt ingekort. We zijn erg trots op ons team dat dit AI-gedreven systeem heeft ontwikkeld.”

Gegevens die niet door de AI-systemen worden verwerkt, worden afgehandeld door DataMondial’s specialistische zeevrachttarieven-team, waardoor het bedrijf 100% verwerkingsgarantie biedt aan haar klanten. Propsma: “Dit is een uitstekend voorbeeld van hoe technologie en menselijke expertise gezamenlijk bijdragen aan het volledig ontzorgen van onze klanten.”

Voordelen

De nieuwe technologie biedt tal van voordelen voor logistieke dienstverleners, waaronder:

• Snellere verwerkingstijden: AI-robots kunnen tarieven binnen enkele seconden verwerken, wat de doorlooptijd aanzienlijk verkort.
• Verhoogde nauwkeurigheid: dankzij geavanceerde algoritmen kunnen AI-robots gegevens met een ongeëvenaarde precisie verwerken.
• Schaalbaarheid: de dienst is flexibel en kan eenvoudig worden opgeschaald om aan de groeiende behoeften van bedrijven te voldoen.

De toekomst van logistieke dienstverlening

Volgens Propsma markeert deze lancering een keerpunt in de snelheid en de manier waarop logistieke bedrijven hun offertes kunnen maken en versturen: met onze innovatie kunnen expediteurs, rederijen, (3PL) transporteurs en warehouses direct reageren op aanvragen door razendsnel de laatste tarieven in hun offertes te verwerken.

Propsma: “Het gaat niet alleen om tijdbesparing, maar vooral om het vergroten van de snelheid en accuratesse van verwerking van logistieke bedrijven in een competitieve markt. En deze AI-gedreven oplossing is slechts het begin van wat DataMondial in de toekomst voor de sector in petto heeft!”

Met deze lancering onderstreept DataMondial haar ambitie om logistieke dienstverleners en rederijen te ondersteunen bij het vereenvoudigen en moderniseren van hun processen.

Het is geen geheim dat krapte op de arbeidsmarkt een groot probleem is. Nieuwe medewerkers vinden is moeilijk en het risico op hoog verloop is groot, zeker bij repeterende taken zoals het verwerken van vrachtdocumenten. Voor veel logistieke bedrijven wordt het daardoor steeds moeilijker om de werkdruk onder controle te houden, vooral tijdens piekperiodes.

Elk bedrijf in de logistiek kent ze wel: de momenten waarop het werk zich opstapelt en de documentenafdeling overuren draait. Misschien zijn er 60 tot 70 vrachtdocumenten zoals vrachtbrieven, paklijsten, douanedocumenten of certificaten die op korte termijn verwerkt moeten worden. Een onmogelijke taak voor een vast team, hoe toegewijd ze ook zijn. Gelukkig zijn er manieren om met zulke pieken om te gaan, zonder dat je team overbelast raakt.

De kracht van op- en afschalen

Bij veel expediteurs en logistieke dienstverleners is het lastig om in te schatten hoeveel vrachtdocumenten er de komende weken of maanden verwerkt moeten worden. Een onverwachte toename in zendingen, nieuwe wetgeving of een grote tender kan de werkdruk in korte tijd enorm verhogen. Hier komt de kracht van een flexibel remote team naar voren.

Door te kiezen voor een externe partner met een flexibel remote team dat snel kan inspringen, zorg je ervoor dat je altijd voldoende capaciteit hebt. Geen stress om deadlines, geen klanten die onnodig wachten en vooral: een tevreden team dat weet dat ze niet alles alleen hoeven te doen.

Flexibiliteit zonder in te leveren op kwaliteit

Een veelgehoorde zorg bij het uitbesteden van het verwerken van vrachtdocumenten is dat de kwaliteit niet gewaarborgd blijft. Dat is logisch; niemand wil fouten maken in belangrijke documenten zoals vrachtbrieven of douaneformulieren. Maar met de juiste partner hoeft dat ook niet.

Bijvoorbeeld door te werken met professionals binnen een flexibel remote team dat getraind is in het verwerken van jouw vrachtdocumenten en systemen. Of het nu gaat om het invoeren van gegevens in FMS-systemen, het controleren van documenten op juistheid of het opstellen van vervoerspapieren—ze kunnen direct aan de slag, alsof ze al jaren onderdeel van je team zijn. Het resultaat: nauwkeurige en tijdige afhandeling van vrachtdocumenten, ook in tijden van piekbelasting.

Wat levert een flexibel remote team je op?

Het hebben van een flexibel remote team biedt meer dan alleen extra capaciteit. Het geeft je organisatie ook ademruimte. Je kunt strategische beslissingen nemen zonder dat operationele druk in de weg zit. Bovendien laat het je vaste team zich concentreren op taken zoals klantcontact en planning, terwijl de verwerking van vrachtdocumenten in vertrouwde handen is.

Ook financieel biedt flexibiliteit voordelen. Je betaalt alleen voor de ondersteuning die je daadwerkelijk nodig hebt. Geen structurele kosten voor een groter vast team, maar wel de zekerheid dat je altijd kunt opschalen wanneer dat nodig is.

Hoe zorg je dat het werkt voor jouw organisatie?

Het succes van een flexibel remote team valt of staat met een goede voorbereiding. Zorg ervoor dat je processen helder zijn gedocumenteerd en dat je duidelijk kunt communiceren wat je verwacht. Een goede partner zal hierin met je meedenken en proactief oplossingen aandragen.

Daarnaast is het belangrijk om een partij te kiezen die ervaring heeft met het verwerken van vrachtdocumenten in de logistieke sector. Een partner die niet alleen begrijpt wat je nodig hebt, maar ook dezelfde kwaliteitsstandaarden hanteert. Alleen zo haal je het maximale uit een flexibele samenwerking.

Tijd voor actie

Als operationeel directeur sta je continu voor de uitdaging om pieken in de werkdruk op te vangen, zonder dat de kwaliteit of klanttevredenheid in gevaar komt. Met een flexibel remote team geef je je mensen de ruimte om uit te blinken in wat ze doen, terwijl jij strategisch kunt blijven sturen.

Door een partner als DataMondial in te schakelen, zorg je ervoor dat repeterende taken zoals het verwerken van vrachtdocumenten worden opgepakt door een ervaren team dat naadloos aansluit op jouw processen.

Kies je voor DataMondial, dan kies je voor maatwerk. Wij passen ons aan jouw werkwijze aan, zijn transparant in onze aanpak en leveren kwaliteit tegen lagere kosten. Laat pieken in de verwerking van vrachtdocumenten je operatie niet in gevaar brengen. Neem contact met ons op en ontdek hoe we jouw organisatie samen sterker kunnen maken. 

Overweeg je met jouw bedrijf al een tijdje om dataverwerking of de backoffice uit te besteden, maar blijft outsourcing nog steeds een mysterie? Misschien is het dan tóch tijd om de stap te zetten naar nearshoring. En waar kun je beter beginnen dan bij ons remote team in Roemenië?

Steeds meer outsourcing

In een wereld waarin bedrijven steeds vaker kiezen voor outsourcing omwille van hun bedrijfscontinuïteit, kostenefficiëntie en het beperken van geopolitieke risico’s, biedt nearshoring een aantrekkelijk alternatief. Steeds meer organisaties besluiten om hun activiteiten bewust binnen Europa uit te besteden, in plaats van naar verre oorden zoals Azië.

Maar hoe werkt nearshore outsourcing eigenlijk bij ons? Laten we je meenemen op een virtuele reis naar Roemenië. Daar, in onze drie shared service centers, bevindt zich ons remote team van meer dan 370 toegewijde medewerkers, verspreid over twee kantoren in Galati en één in Tecuci.

Galati, een bruisende universiteitsstad waar industrie en educatie samenkomen, vormt de thuisbasis van onze voornaamste kantoren. Hier, te midden van een levendige gemeenschap van 300.000 mensen, vinden we een overvloed aan jong talent, goed opgeleid en gemotiveerd om met ons samen te werken. Galati is ook bekend vanwege de imposante Damen Shipyards, een symbool van vakmanschap en innovatie.

Specifieke taken en klanten.

Onze afdelingen zijn zorgvuldig gestructureerd, elk gericht op specifieke taken en klanten. Voor veel logistieke bedrijven nemen onze ruim 370 collega’s een breed scala aan taken uit handen, variërend van forwarding en transport tot financiële administratie. Ze beheren orderverwerking, track & trace, facturatie en meer, allemaal binnen strikte service level agreements.

Real-time verwerking

In onze factuur- en orderverwerkingsafdeling verwerken we dagelijks grote batches documenten voor verschillende klanten. Sommige klanten eisen zelfs real-time verwerking, waarbij ons team onmiddellijk aan de slag gaat zodra een factuur of order binnenkomt, om deze zo snel mogelijk terug te sturen.

Maar wat maakt ons team nu écht speciaal? Onze supervisors spelen hierin een cruciale rol. Als centrale aanspreekpunten vormen ze de brug tussen ons team en de klant. Met hun schat aan ervaring en het managen van alle uitzonderingen op vele backoffice activiteiten zorgen ze ervoor dat alles vlot verloopt en denken ze proactief mee om onze dienstverlening te optimaliseren.

Ons remote team ondersteunt

Of je nu actief bent in de logistiek, financiële sector, ICT of detailhandel, ons remote team ondersteunt een breed scala aan bedrijfsprocessen. Bij DataMondial staat persoonlijkheid centraal. Onze collega’s in Roemenië zijn geen gezichtsloze entiteiten, maar uiterst toegewijde professionals die streven naar topkwaliteit en klanttevredenheid.

En als kers op de taart zijn we ISO 27001 gecertificeerd en AVG-compliant, zodat je met een gerust hart kunt vertrouwen op onze diensten. Benieuwd naar wat nearshore outsourcing voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem gerust contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!

 Als manager van een team declaranten begrijpt u als geen ander de complexiteit en uitdagingen die komen kijken bij het correct en tijdig indienen van douaneaangiften. Uw team moet niet alleen op de hoogte zijn van de geldende wet- en regelgeving, tarieven en preferenties, maar ook van de classificatie en oorsprong van goederen, beperkingen, vergunningen en nog veel meer. Ze moeten bovendien omgaan met verschillende documenten, systemen en partijen, zoals klanten, expediteurs, vervoerders en de douane zelf, terwijl ze strikte deadlines, kosten en risico’s in acht nemen. Dit zorgt voor een hoge werkdruk en het is dan ook geen verrassing dat steeds meer bedrijven moeite hebben om voldoende gekwalificeerde declaranten te vinden. Gelukkig biedt DataMondial een oplossing die het werk van uw declaranten makkelijker, sneller en betrouwbaarder maakt: het uitbesteden van de voorbereiding van douaneaangiften. Hieronder leest u hoe DataMondial uw team kan ondersteunen.

Wat is DataMondial?

DataMondial is gespecialiseerd in het verwerken van diverse soorten data, waaronder douanedocumentatie voor logistieke dienstverleners. Ons team van ervaren en gekwalificeerde operators bereidt dagelijks vele douaneaangiften voor onze klanten voor. Wij werken op basis van de commerciële factuur, de paklijst en andere door de klant aangeleverde documenten. DataMondial zorgt ervoor dat de aangiften accuraat worden voorbereid en direct in uw systeem worden klaargezet, of het nu gaat om SoftPak, Fiton, E2Open of een ander gewenst systeem of format. Hierdoor kunnen uw declaranten zich focussen op wat er echt toe doet, terwijl onze operators als collega’s op afstand zorgen dat uw systemen snel en nauwkeurig worden gevuld met de benodigde informatie. Uitzonderingen per klant, bestemming of product worden vastgelegd en altijd toegepast, waardoor u kunt vertrouwen op een correcte verwerking.

Waarom DataMondial inschakelen?

Door het inschakelen van DataMondial kunnen uw declaranten aanzienlijke tijd en kosten besparen. Wij nemen het grootste deel van het werk uit handen, zodat uw team alleen een controle hoeft uit te voeren en de aangifte kan indienen. Dit geeft hen meer ruimte en rust om zich te richten op andere belangrijke taken. DataMondial biedt de volgende voordelen:

• Geen zorgen om ziekte of verlof: Met een groot en flexibel team van operators garanderen wij een continue dienstverlening, zonder onderbrekingen of kwaliteitsverlies.
• Schaalbaarheid: Wij kunnen snel opschalen of afschalen, afhankelijk van uw behoeften. Grote volumes aan aangiften verwerken wij moeiteloos, zonder dat u extra personeel of systemen hoeft aan te schaffen.
• Efficiëntie: Door gebruik te maken van de nieuwste technologieën en tools werken wij met een gestandaardiseerd en geoptimaliseerd proces. Dit zorgt voor snelle en nauwkeurige verwerking, wat de doorlooptijd en het risico op fouten vermindert.
• Hoge kwaliteit: Onze strenge kwaliteitscontrole, bestaande uit meerdere checks en audits, zorgt ervoor dat alle aangiften voldoen aan de specificaties van de klant. Dit resulteert in een hoge klanttevredenheid en een laag foutpercentage.
• Prijs per transactie: Wij rekenen een vaste prijs per transactie, waardoor de kosten voor u inzichtelijk en voorspelbaar zijn.

Hoe werkt DataMondial?

DataMondial fungeert als een collega op afstand voor uw declaranten. Hier is een overzicht van de stappen waarbij onze operators ondersteunen:

1. Uw declaranten leveren de benodigde documenten aan, zoals de commerciële factuur, de paklijst en andere relevante documenten.
2. Wij ontvangen en controleren de documenten op volledigheid en correctheid. Bij ontbrekende of onduidelijke informatie nemen wij contact op met uw team.
3. DataMondial verwerkt de documenten en bereidt de aangifte voor.
4. Wij voeren de gegevens in het systeem of importbestand in, volgens de instructies en voorkeuren van uw declaranten.
5. DataMondial informeert uw team zodra de aangifte klaar is voor controle en indiening.

Interesse?

Heeft u interesse in de diensten van DataMondial? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende offerte of een proefperiode. Wij vertellen u graag meer over de mogelijkheden en voordelen van het uitbesteden van uw douaneaangiften aan DataMondial.

Samen kunnen we de efficiëntie en betrouwbaarheid van uw aangifteprocessen verhogen en de werkdruk van uw declaranten verlagen. Wij kijken ernaar uit om met u samen te werken. Meer weten? Neem contact op.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

📞 +31 (0)10 442 18 78 | ✉️ info@datamondial.com

Of neem een kijkje op onze website.