Stap voor stap naar optimale logistieke backoffice ondersteuning

In een eerdere blog gaven we al aan dat logistiek dienstverleners ons steeds beter weten te vinden om hun administratieve werkzaamheden uit handen te geven. DataMondial fungeert voor hen als logistieke backoffice op afstand. Zeker in deze tijden van enorme krapte op de arbeidsmarkt een verademing. Onlangs klopte wederom een logistiek bedrijf bij ons aan. In deze blog vertel ik hoe we, vanaf het eerste contact, stap voor stap komen tot een optimale ondersteuning van de werkprocessen.

Stap voor stap naar optimale logistieke backoffice ondersteuning

Het betreffende logistieke bedrijf, uit de regio Rotterdam, vulde het contactformulier in op onze website, waarna we dezelfde dag nog contact met hen opnamen. Het bedrijf worstelde met een bekend probleem. Net als vele anderen in de logistiek hadden zij te maken met een grote administratieve werklast. Het is ontzettend veel werk om alles op orde te krijgen voor een zending. De medewerkers van het bedrijf waren er dan ook behoorlijk wat tijd mee kwijt. “Mijn medewerkers zijn eigenlijk te duur voor dit werk”, aldus de eigenaar. “Ze zouden hun tijd moeten kunnen besteden aan het werven van nieuwe klanten, daar komen ze nu te weinig aan toe.” En daarmee kwam ook de ambitie om verder te groeien als onderneming in gevaar.

Specialistische expertise

Het was reden voor het bedrijf om te kijken naar mogelijkheden om deze werkzaamheden elders onder te brengen. Na een eerste call was men overtuigd van onze kennis en kunde en leek outsourcing voor hen de beste optie. We stelden een offerte op en deze werd – mede omdat de directeur-eigenaar zo enthousiast was – in rap tempo ondertekend. Tijdens de daaropvolgende overleggen schoof een specialist van DataMondial aan die helemaal thuis is in de logistieke wereld. Daarbij namen we door wat hun bedrijf doet en hoe de werkprocessen bij hen verlopen, om zo gezamenlijk af te spreken hoe we precies te werk gaan.

Stap voor stap naar optimale logistieke backoffice ondersteuning

Klein beginnen

Het is altijd leuk om mensen te zien opleven tijdens zo’n verdiepend gesprek. Ze zijn vaak zeer verrast over wat we allemaal doen en hoe we het doen. In principe kunnen we het gehele order to cash proces ondersteunen. Van orderontvangst, notificaties, validatie, verwerking en documentatie tot en met de afrekening van zendingen en de verwerking van zending gerelateerde facturen. Het betreffende bedrijf koos ervoor om te starten met vier verschillende activiteiten. Dat doen veel logistieke bedrijven die voor het eerst bij ons komen. Ze beginnen klein en in de loop der tijd besteden ze steeds meer aan ons uit, dat is een kwestie van vertrouwen.

Optimale besparing in tijd

We bespraken of ze wilden dat onze remote data assistants rechtstreeks in hun systeem zouden werken of in ons eigen systeem. Wat ons betreft kan allebei, het is net wat handig is voor de klant. Vervolgens maakten we een afspraak over de datum waarop onze remote data assistants daadwerkelijk aan de slag gaan. Dat zullen ze doen op basis van een zorgvuldig opgestelde instructie. Onze ervaring is dat er sprake is van een steile learning curve: in het begin is het even wennen om de klantspecifieke uitzonderingen vast te leggen en daarna verloopt het allemaal steeds sneller en soepeler. Totdat de zo gewenste besparing in tijd optimaal te zien is in de gedetailleerde rapportages die de klant dagelijks ontvangt. En daar wordt een klant blij van. Dat geldt ongetwijfeld ook voor deze nieuwe klant, eindelijk komt er ruimte om te groeien!

Wilt u meer weten wat DataMondial allemaal doet voor de logistieke sector? Lees dan het interview met Burt Propsma, eigenaar van DataMondial, in de oliebolleneditie van het nieuwsblad Transport. Deze verschijnt op 16 december a.s.

Neem contact op

Email
Bel mij terug
Waar kunnen wij mee helpen? Neem contact met ons op of vul onderstaand formulier in.