Order- en factuurverwerking in optima forma

Uw commerciële afdeling is overbelast en zit met de handen in het haar. De orders en facturen stromen binnen en het kost enorm veel tijd om alles te verwerken. Daardoor blijven andere werkzaamheden liggen waardoor ook daar de achterstanden oplopen. Dat kan anders. Door repeterende werkzaamheden als deze (en meer!) te outsourcen, creëert u meer rust in uw organisatie, en is dat niet wat we allemaal willen? In deze blog vertellen we waarom outsourcing juist voor dit soort werkzaamheden een goede oplossing is.

Order- en factuurverwerking in optima forma

Om dat duidelijk te maken, schetsen we hoe het in de praktijk werkt. We hebben ons eigen factuur- en orderverwerkingssysteem ontwikkeld dat we indien nodig makkelijk kunnen customizen om het optimaal te laten aansluiten op de wensen van de klant. Het systeem wordt gevuld met basale masterdata (zoals de productgroepen met bijbehorende prijzen en adresgegevens van leveranciers van de klant) en aangevuld met eventuele andere velden die van belang zijn.

Met een paar drukken op de knop worden binnenkomende orders en facturen verwerkt door onze Remote Data Assistants. U kunt ervoor kiezen orders en facturen in een batch aan te leveren, die vervolgens aan het eind van de dag zijn verwerkt. Het is echter ook mogelijk om de orders en facturen realtime in behandeling te laten nemen. In de vorm van een XML-bestand (of iedere andere gewenste output, bijvoorbeeld csv files) krijgt u deze retour.

De voordelen

De voordelen mogen duidelijk zijn. Dankzij ons hypermoderne systeem én onze professionele Remote Data Assistants zijn we in staat om een stuk sneller te werken. Daarmee bereikt u dus een aanzienlijke efficiencyslag in uw bedrijfsprocessen. Onze klanten geven aan specifiek de 100% verwerkingsgarantie te waarderen: wat niet automatisch correct kan worden verwerkt, verwerken onze operators alsnog. Onze mensen zijn bovendien een stuk goedkoper dan uw eigen medewerkers dus het brengt ook nog een kostenbesparing met zich mee. En last but not least hebben uw eigen medewerkers eindelijk de handen vrij om zich te richten op hun corebusiness.

Ruimte om te groeien met de strippenkaart

Specifiek technische handelsondernemingen en groothandels besteden maar wat graag hun order- en factuurverwerking aan ons uit. In onze ervaring is het echter al zinvol om dit te doen vanaf 30 orders/facturen per dag. Staat u aan het hoofd van een scale-up en is er (nog) geen sprake van grote aantallen? In dat geval is een strippenkaart een uitstekende optie. Die heeft u al voor 1.500 euro en u bepaalt zelf wanneer en waarvoor u uw credits inzet. Het is een manier om veilig kennis te maken met onze dienstverlening. Naarmate u een beter beeld krijgt van wat er nodig is, kunnen we bovendien meegroeien met uw onderneming.

Order- en factuurverwerking in optima forma

En meer!

Natuurlijk kunt u niet alleen de order- en factuurverwerking aan ons toevertrouwen maar ook andere werkzaamheden. Daarbij kunt u o.a. denken aan:

  • het maken van een unieke lijst van nieuwe leads waar uw sales afdeling mee aan de slag kan. Let wel: wij zijn geen handelaar in commerciële databases, we maken deze lijst geheel op maat op basis van een zoektocht langs allerlei online kanalen (van LinkedIn tot Google).
  • het vullen c.q. updaten van uw online catalogus. Dit gebeurt op basis van gegevens (van een Excel bestand tot afbeeldingen) die worden aangeleverd door leveranciers.
  • het ondersteunen van de migratie naar een nieuw CRM-systeem. De oude gegevens worden omgezet in één geïntegreerd Excel bestand dat u zo kunt importeren in uw nieuwe CRM-systeem.
  • het verwerken van allerhande formulieren, waaronder werkbriefjes, declaraties en bonnen, maar bijvoorbeeld ook de marketingrespons op beurzen en andere events.

Zeker in deze tijden van enorme krapte op de arbeidsmarkt loont het om kritisch te kijken welke repetitieve werkzaamheden eventueel uitbesteed kunnen worden aan een externe partij. Wij denken daarin graag met u mee.

Wilt u weten hoe wij uw organisatie op maat kunnen ondersteunen? Neem dan vooral contact met ons op: info@datamondial.com of bel 010-442 18 78 (vraag naar Sander Walraven) of kijk eerst op de beschrijving op onze site

Neem contact op

Email
Bel mij terug
Waar kunnen wij mee helpen? Neem contact met ons op of vul onderstaand formulier in.