Vier redenen waarom je je logistieke backoffice op afstand laat ondersteunen

We hebben al eerder gesproken over het personeelstekort in de logistieke sector. Mede als gevolg van het grote aantal coronabesmettingen en de quarantaineregels wordt de situatie alleen maar nijpender en is er steeds meer uitval van personeel. Daarnaast is kantoorpersoneel (de backoffice) relatief kostbaar voor bepaalde administratieve taken. Er is een manier om dit op te lossen: het op afstand laten ondersteunen van uw logistieke backoffice! Wij noemen vier redenen waarom u daarvoor zou kunnen kiezen.
Laat uw logistieke backoffice op afstand ondersteunen

1. Het past bij de moderne, niet-plaatsgebonden manier van werken

De coronacrisis heeft ertoe geleid dat operationele processen veelal verlopen via een combinatie van thuis werken en op kantoor. Werken op afstand is daarmee heel normaal geworden. Ondersteuning op afstand van uw huidige backoffice team sluit daar wat ons betreft naadloos bij aan en is zo een stuk toegankelijker geworden.

2. De Customer Service wordt ontlast

Als gevolg van de toenemende druk rondom de afstemming van logistieke opdrachten hebben bedrijven de traditionele rollen van klantbeheerder, expediteur en planner omgedoopt tot Customer Service afdelingen. Deze zijn verantwoordelijk voor het optimaal afstemmen van de informatievoorziening tussen de klant, operatie en leveranciers. Deze rol is steeds uitdagender aan het worden. Naast klantcontact en verkoop is er erg veel administratie te verrichten.

Door het dagelijks verwerken van zending specifieke informatie binnen de logistieke keten deels aan een ervaren team op afstand over te laten, hoeft de Customer Service zich daar veel minder meer bezig te houden. Daarmee hebben ze bijvoorbeeld meer tijd voor kwalitatief klantcontact en het binnenhalen van meer opdrachten van verladers.

3. Het leidt tot tevredener personeel

Als personeel in de backoffice het overgrote deel van hun dag repeterende administratieve werkzaamheden moeten uitvoeren om de operationele processen in goede banen te leiden, is dat minder bevorderlijk voor de motivatie. Denk aan o.a. mailboxen beheren, orders invoeren, tarieven opvragen en ETA notificaties verzorgen.

Enerzijds vragen bedrijven slimme oplossingen en proactieve dienstverlening terwijl anderzijds de realiteit is dat de meeste teams in de greep van hun mailbox reactief orders invoeren, documenten opmaken en diverse web portals afstruinen voor informatie die noodzakelijk is om orders doorgang te laten vinden binnen de organisatie. Door dit soort werkzaamheden op afstand te laten ondersteunen, kunnen de backoffice professionals zich focussen op werk waar zij voor hun gevoel echt waarde toevoegen.

4. Uw eindklanten worden nog blijer

Uw eindklanten willen graag weten wanneer hun zendingen (zoals containers) arriveren en hierover op tijd een notificatie ontvangen (de bekende ETA notification). Dit soort informatievoorziening wordt strak en tijdig verzorgd door het team op afstand. Er zijn wel 100 mogelijke logistiek-administratieve taken die het ervaren team op afstand voor uw logistieke backoffice kan verzorgen. Het team werkt vanuit dedicated mailboxes van uw organisatie dus de eindklant ontvangt diverse belangrijke informatiestromen gewoon vanuit de naam van uw organisatie.

Denk ook eens aan het monitoren en verwerken van inkomende bestellingen en het laten inboeken van uw inkoopfacturen door dit ondersteunende team. Uw eindklanten zullen u nog dankbaarder zijn. Hun ladingen en voorraden werden immers al goed door uw bedrijf (shipping, forwarding of warehousing) verzorgd: de informatie en communicatie krijgt nu ook nog een extra boost!

Onze meerwaarde

DataMondial heeft de afgelopen 10 jaar veel ervaring opgedaan in het op afstand ondersteunen van ruim 40 logistieke dienstverleners op het gebied van logistieke informatie en dataverwerking. Vanuit een ISO27001 gecertificeerde organisatie werken 300 remote assistants dagelijks de systemen bij.

Via het Pick and choose concept (begin met 1 tot 3 activiteiten van de meer dan 100 die wij beheersen en kennen) kan DataMondial de administratieve afhandeling binnen het gehele Order to Cash proces van uw logistieke organisatie ondersteunen.

Kijk op www.datamondial.com/logistiek/ voor meer informatie en download het gratis E-book met tips voor het efficiënter maken van de logistieke backoffice. Of bel ons voor een prettig gesprek: 010-442 18 78.

Lees ook onze andere blogs op: https://www.datamondial.com/blog/.

Neem contact op

Email
Bel mij terug
Waar kunnen wij mee helpen? Neem contact met ons op of vul onderstaand formulier in.