Een kijkje in de keuken bij onze Roemeense collega’s

Voor veel mensen is outsourcing een ver-van-mijn-bed-show. Om u een beetje te laten proeven van hoe het precies werkt, neem ik u in deze blog mee tijdens mijn bezoek aan de 300 professionele Remote Date Assistants die iedere dag voor onze opdrachtgevers aan het werk zijn in Roemenië.

Ik kom aan op het vliegveld van Boekarest en word daar opgehaald door een medewerker. Na 3,5 uur rijden – best redelijke wegen – kom ik aan bij mijn hotel. De volgende ochtend vertrek ik met de taxi – hier dé manier om je te verplaatsen – naar onze thuisbasis in de stad Galati. Onze Roemeense collega’s werken vanuit een aantal kantoren: twee in Galati en één kantoor in Tecuci, dat een uur rijden is van Galati.

Het hoofdkantoor ligt aan de voet van de televisietoren (turnul de televiziune), een markant herkenningspunt. Galati is ook de thuisbasis van de bekende Damen Shipyards , een van de grotere scheepswerven van Damen met circa 5.000 werknemers. Wij zijn er vooral gevestigd omdat het een universiteitsstad is waar 300.000 mensen wonen, een van de aandeelhouders komt hier bovendien vandaan. Er zijn in deze stad volop jonge, hoog opgeleide getalenteerde mensen te vinden die gemotiveerd zijn om voor ons aan de slag te gaan.

Snelheid en accuratesse

Onze afdelingen zijn strak georganiseerd naar taak en klant, zodat de mensen die er werken, op de hoogte zijn van alle ins en outs van die specifieke taak en klant. De aantallen zijn indrukwekkend. Voor vele logistieke dienstverleners zorgen circa 100 collega’s ervoor dat alle logistieke documentatie voor de expediteurs en planners is verwerkt en dat alles binnen een door een met de klant afgesproken tijd (SLA). Ik begin mijn bezoek op de afdeling waar ze facturen en orders verwerken. Ik verbaas me over de enorme snelheid en accuratesse waarmee de – hoofdzakelijk – dames werken. Natuurlijk weet ik dat ze daar ook op beoordeeld worden in de sollicitatieprocedure maar het is mooi het met eigen ogen te zien.

Verschillende klanten leveren iedere dag batches van in totaal circa 15.000 facturen of orders aan die aan het eind van de dag netjes zijn verwerkt. Er zijn klanten die eisen dat de facturen en orders realtime in behandeling worden genomen: zodra er een factuur of order binnenkomt, gaan onze Remote Data Assistants er meteen mee aan de slag, zodat deze zo snel mogelijk – in de vorm van een XML (of iedere andere gewenste output, bijvoorbeeld csv files) – retour gaan naar de klant. Op deze manier helpen we hen om het servicelevel dat onze klanten hun klanten garanderen, ook daadwerkelijk waar te maken.

Een eigen systeem

We hebben een eigen factuur- en orderverwerkingssysteem ontwikkeld dat ontzettend efficiënt werkt en dat we indien nodig makkelijk kunnen customizen om het optimaal te laten aansluiten op de wensen van de klant. Het systeem wordt voorzien van basale masterdata (zoals adresgegevens van leveranciers van de klant) en aangevuld met eventuele andere velden die van belang zijn. Heeft een klant een eigen systeem? Dat is geen enkel probleem want de Remote Data Assistants hebben dat in rap tempo onder de knie. Veel systemen uit de markt kennen we al.

Supervisors als centraal aanspreekpunt

Ik maak kennis met een aantal supervisors. Zij hebben een belangrijke rol binnen de organisatie. Ze zijn niet alleen verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen het team van Remote Date Assistants maar vormen ook hét aanspreekpunt voor de klant. Ze praten enthousiast over wat ze doen. Voor veel klanten is outsourcing nieuw, het is spannend om werkzaamheden uit handen te geven.

“We doen ons best om hen het gevoel te geven dat ze gewoon met een vertrouwde collega te maken hebben, alleen bevindt die zich toevallig aan de andere kant van Europa.” Hun schat aan ervaring helpt daarbij: niets gebeurt uit routine, ze stellen de juiste vragen en denken proactief mee om het voor de klant zo goed mogelijk te organiseren.

Een vruchtbaar bezoek

Het moge duidelijk zijn: niks onpersoonlijk en afstandelijk, onze collega’s in Roemenië zijn proactieve, toegewijde mensen die hun uiterste best doen om topservice te leveren aan onze klanten.

Al met al een vruchtbaar bezoek waarbij ik ook nog wat lokale gerechten zoals Ciorba de burta (soep) en Mici (gehaktrolletjes) heb mogen proeven. Bij mijn vertrek word ik uitgezwaaid door de vrolijke Pico, onze bedrijfshond.

 

pico

 

Tot de volgende keer!

Sander Walraven

Commercial director DataMondial

Wilt u weten wat ons team van Remote Data Assistants voor u kan betekenen? Neem dan vooral contact op via info@datamondial.com of via 010-442 18 78.

Lees ook onze andere blogs op: https://www.datamondial.com/blog/.

Neem contact op

Email
WhatsApp
Bel mij terug
Waar kunnen wij mee helpen? Neem contact met ons op of vul onderstaand formulier in.