Drie mythes over outsourcing van dataverwerking ontkracht

Als gevolg van de coronacrisis is plaats- en tijdonafhankelijk werken steeds normaler geworden. Tel daarbij op dat we in een samenleving leven waarin data-gedreven beslissingen een steeds belangrijkere rol spelen binnen ondernemingen. De stap om over te gaan tot outsourcing van data services die bijdragen aan de kwaliteit van de data (denk aan data cleansing, categorisering, labeling en verrijking), zou daarmee een stuk makkelijker moeten zijn. Desondanks zijn er nog steeds misverstanden over outsourcing in de wereld die bedrijven hiervan kunnen weerhouden. Wij zetten een drietal veel voorkomende mythes voor u op een rij. En nemen meteen de gelegenheid om die te ontkrachten!

Drie mythes over outsourcing van dataverwerking ontkracht

Mythe 1: Onze data is zo belangrijk, die kunnen we niet extern laten verwerken

Sommige bedrijven zijn van mening dat hun data dermate concurrentie- en privacygevoelig is, dat deze niet buiten de muren van hun eigen gebouw kunnen worden verwerkt. Een enkeling is zo panisch dat ze eigenlijk het liefst zouden willen dat de computers waarop wordt gewerkt niet met internet zijn verbonden. Ook intern kunnen echter dingen misgaan omtrent data security en privacy: het is onmogelijk om werknemers voortdurend in de gaten te houden en een foto of screenshot is zo gemaakt. Het is lastig een goede balans te vinden tussen data security en gebruikersgemak.

Als je de nodige databeveiligingsmaatregelen treft, kan het juist beter en veiliger zijn om data extern te laten verwerken. Zo verwerkt DataMondial bijvoorbeeld geheel AGV/GDPR proof en is het proces ISO 27001 gecertificeerd. Onze Remote Data Assistants mogen geen mobiele telefoon bij zich hebben en werken op een computer waarvan de USB poort is uitgeschakeld. Het personeel in de Europese Servicecenters werkt bovendien in beveiligde gebouwen waar cameratoezicht is en waar een supervisor rondloopt in de werkruimtes. Het team dat voor de ene klant werkt, heeft verder geen toegang tot de data van andere klanten. Dit is digitaal volledig van elkaar gescheiden middels diverse maatregelen.

Al het beleid, alle werkwijzen en alle technologie zijn daarmee toegespitst op de topprioriteit: het veilig en beheerst verwerken van de data van de klanten.

Mythe 2: Outsourcen naar een ander land is geen optie want onze gegevens zijn Nederlandstalig

In ons geval werken we met 300 medewerkers, de Remote Data Assistants, in Roemenië. We horen vaak dat bedrijven bang zijn dat hun gebrek aan beheersing van de Nederlandse taal een belemmering is om de data goed te kunnen verwerken. De realiteit is echter dat het voor de meeste werkzaamheden, zoals het saneren van een CRM systeem, helemaal niet nodig is om letterlijk de taal te beheersen. Het is vaak een kwestie van verrichten van specifieke handelingen, zoals het combineren, controleren, opschonen en zelfs verrijken van gegevens. Indien nodig wordt er vertaalsoftware gebruikt als toch een stukje interpretatie nodig is.

Wat vooral bepalend is voor het succes van dataverwerking op afstand is een goede, begrijpelijke werkinstructie vanuit de klant. Bij een nieuw project worden middels een test run dan ook altijd eerst het proces en de verwerking gesimuleerd om het proces en de gewenste KPI’s en service levels te finetunen met de opdrachtgever.

Mythe 3: Outsourcing is niet goedkoper dan in-house verwerking

Bedrijven denken vaak dat outsourcing van dataverwerking (denk aan factuurverwerking, inboeken inkoop-/verkooporders, webshops vullen en beheren) uiteindelijk helemaal niet goedkoper is dan het zelf doen omdat ze veel tijd kwijt zullen zijn aan het inwerken en begeleiden van de medewerkers op afstand. Om dat te ondervangen, werken wij met het principe ‘train de trainer’. Als opdrachtgever hoef je daarmee slechts één keer iets uit te leggen aan een teamleider. Dit gebeurt middels enkele video calls tussen de klant en onze Operations Leads. Die zorgt er vervolgens voor dat de instructie mondeling en schriftelijk wordt overgedragen aan de ingeplande Remote Data Assistants zodat ze precies weten wat ze moeten doen.

Mocht een medewerker tussentijds weggaan of voor een ander project van de klant worden ingezet, dan dragen wij zorg voor de training van nieuwe medewerkers. Bedrijven hoeven daarmee alleen in het begin te investeren in het inzichtelijk maken van de werkprocessen en het goed verwoorden van datgene wat er moet gebeuren. En uiteraard helpen we daar graag bij. Wij hebben in twaalf jaar tijd vele branches en hun processen leren kennen.

Wij zijn niet anders gewend dan op afstand te werken, dus voor ons is het niets nieuws maar door de coronacrisis hebben ook anderen inmiddels ervaren dat het anders kan. Remote werken verhoogt de efficiency, daar waar het proces zich ervoor leent.

Als je het op deze manier aanpakt, is het dus wel degelijk mogelijk om door outsourcing van de data-taken in uw back office, danwel in een dataproject, aanzienlijk te besparen op de personeelskosten. Uw eigen professionals richten zich immers volledig op hun prioriteiten en sterktes, terwijl de ondersteunende data-taken gedisciplineerd en budgetvriendelijk worden uitgevoerd door schaalbaar inzetbare ‘collega’s op afstand’.

Heeft u verder vragen over outsourcing? Neem dan vooral contact met ons op om samen te kijken wat we eventueel voor u kunnen betekenen. Bel 010 442 18 78 of email: info@datamondial.com.

Neem contact op

Email
WhatsApp
Bel mij terug
Waar kunnen wij mee helpen? Neem contact met ons op of vul onderstaand formulier in.